Ligne directrice en matière d’identification des besoins

Cette  ligne directrice s’applique principalement aux villes et aux collectivités qui ont participé au Projet     « Services de soutien aux communautés intelligentes de l'UE ». Toutefois, les informations fournies ci-dessous peuvent également être utiles à toute autorité contractante externe comme Ligne directrice pour identifier ses besoins en matière d’approvisionnement..
 

1. Identification des besoins

La phase d'identification des besoins est la première étape fondamentale du processus d’approvisionnement. Elle consiste à définir, analyser et documenter les besoins à satisfaire grâce à l’approvisionnement de biens, de services ou de travaux. 

Dans le cadre du projet d'assistance en ligne pour les approvisionnements de villes intelligentes et conformément à la feuille de route de référence fournie, l’autorité contractante (CA) doit identifier et hiérarchiser les besoins clés à satisfaire pour progresser vers une ville intelligente. Cet alignement doit comporter la traduction des objectifs stratégiques définis dans la feuille de route en exigences fonctionnelles et techniques spécifiques pour les biens ou services achetés.

2. Pourquoi achetons-nous ?

Les étapes suivantes peuvent aider les autorités contractantes à mieux identifier avant de lancer un appel d’offres :

• La définition du besoin est une compréhension claire du problème que l’approvisionnement vise à résoudre, garantissant que le besoin est à la fois légitime et adapté aux objectifs de l’organisation publique.
• Identifier les ressources disponibles au sein de l'organisation : cela inclut les ressources financières, humaines et techniques pouvant être mobilisées pour répondre au besoin identifié. Identifier ces ressources permet de déterminer la portée et la faisabilité de l'approvisionnement.
• Réaliser une enquête interne : cela peut comporter la consultation des services concernés, l’examen des processus existants et l’évaluation des expériences antérieures.

3. Qui achète ?

• Une autorité publique en tant que contractant : Lorsqu'une seule autorité publique agit en tant que contractant, le processus d'identification des besoins est plus simple, car ceux-ci sont définis en interne et en fonction des objectifs spécifiques de l'entité. Cette approche permet une gestion directe des priorités et des ressources, avec un meilleur contrôle du processus d'approvisionnement. Cependant, les approvisionnements individuels peuvent parfois limiter le pouvoir de négociation par rapport à une demande globale.
• Approvisionnements conjoints : Une passation de marché conjointe implique la collaboration de deux ou plusieurs autorités contractantes pour réaliser un marché public. En s'associant dans le cadre d’un approvisionnement conjoint, les autorités contractantes bénéficient de plusieurs avantages : des prix plus bas grâce aux économies d'échelle, une réduction des coûts administratifs liés à la préparation de l'appel d'offres grâce à la gestion d'un seul appel d'offres au lieu de plusieurs, ainsi qu'un partage des compétences et des ressources, particulièrement avantageux pour les petites administrations grâce au soutien des plus grandes. La directive européenne n° 24/2014 autorise également les appels d'offres transfrontaliers, dans le cadre desquels les autorités contractantes de différents États membres coopèrent dans le cadre de l'attribution de marchés publics. Cette coopération peut se concrétiser par des accords spécifiques définissant les modalités de gestion conjointe des marchés, conformément aux règles nationales et européennes.
   
  • Approvisionnements agrégés : Les instruments d’approvisionnement agrégés prévus par la directive européenne n° 24/2014 comprennent l'accord-cadre et le système d'approvisionnement dynamique, généralement mis en place par les centrales d'approvisionnement pour faciliter le regroupement des approvisionnements et favoriser les économies d'échelle, et ouverts à la participation d'autres autorités contractantes. Contrairement aux marchés publics conjoints, ces instruments n'impliquent pas de collaboration dans la gestion de l'ensemble du processus d’approvisionnement. Ils permettent plutôt aux autorités contractantes d'attribuer des marchés aux opérateurs économiques participant à ces mécanismes agrégés :
    • Accord-cadre : Un accord-cadre est un accord entre un ou plusieurs autorités contractantes et un ou plusieurs opérateurs économiques, dont l'objet est de fixer les conditions régissant les marchés à passer pendant une période donnée, notamment en ce qui concerne le prix et, le cas échéant, la quantité envisagée. Les autorités contractantes ne peuvent conclure des contrats spécifiques avec les fournisseurs sélectionnés pour cet accord-cadre qu'en cas de nécessité, en les adaptant à leurs propres besoins.
    • Système d'approvisionnement dynamique (Dynamic purchase system, DPS) : Un DPS est un instrument ouvert pendant toute sa durée à tout opérateur économique répondant aux critères de sélection. Il reste ouvert pendant toute sa durée à de nouveaux opérateurs économiques répondant aux critères de sélection, garantissant ainsi une concurrence continue. Grâce au DPS, l'AC accède à un marché dynamique et concurrentiel, doté de nouveaux fournisseurs pouvant adhérer à tout moment.
      mpetitive market with new suppliers that can join at any time.

4. Qu'est-ce que nous achetons ?

4.1 L'objet du marché

Lors de la définition du besoin, l'autorité compétente doit déterminer l'objet du marché, qui sera intégré à sa feuille de route dont l’objectif est d’identifier les biens, les services et les technologies qu’elles peuvent acheter pour la mise en œuvre d'un LDT, en fonction du niveau de maturité de la ville. Pour en savoir plus sur l'objet du marché, consultez le Ligne directrice de sélection des objets d’approvisionnement et modèles. À ce stade, il est important d'évaluer la disponibilité de l'objet du marché sur le marché. Durant cette évaluation, l'autorité compétente peut :

• Analyse du marché des plans : Dans le contexte des marchés publics, l'analyse de marché est un processus de collecte d'informations qui peuvent aider les autorités contractantes à comprendre :
  • La structure du marché
  • La capacité des opérateurs économiques
  • Les tendances des prix.
    L'analyse de marché peut être réalisée grâce à une approche documentaire (c'est-à-dire une analyse comparative dont le but est de comparer les prix et les offres du marché) afin de recueillir des données de marché pertinentes. Conformément à la directive européenne sur les marchés publics, une autorité contractante peut également dialoguer directement avec les opérateurs économiques dans le cadre de l'analyse de marché en organisant une consultation préliminaire du marché afin d'évaluer l'état de préparation du marché et d'identifier des fournisseurs potentiels ou des approches innovantes.
• Réaliser une analyse des coûts afin de garantir une évaluation approfondie des implications financières de la réponse au besoin. Cette étape permet à l'AC de jouir d’un équilibre entre la rentabilité et l’optimisation des ressources, garantissant ainsi la pérennité et la justesse des solutions proposées.

4.2 Caractéristiques techniques

Une fois l'objet du marché, susceptible de répondre aux besoins de l'autorité contractante, déterminé, il est important de déterminer les exigences que l'objet du contrat doit contenir. Plus précisément, les caractéristiques techniques sont des exigences et des détails techniques complets offrant les caractéristiques, les performances et les méthodes de mise en œuvre des biens, services ou travaux couverts par le contrat. Les fournisseurs doivent respecter les normes et exigences définies dans les caractéristiques techniques établies par les autorités contractantes.

Pour de plus amples informations sur la structure des caractéristiques techniques dans les modèles de marchés publics, veuillez consulter la ligne directrice sur l'interprétation et l'adaptation des caractéristiques techniques. Si vous souhaitez intégrer la durabilité dans les caractéristiques techniques et en savoir plus sur les marchés publics écologiques (MPE ou Green Public Procurement, GPP) et les exigences sociales, veuillez consulter en détail la ligne directrice sur les informations relatives aux initiatives ou aux stratégies d'approvisionnement et aux critères à prendre en compte pour les objectifs sociaux et en matière de durabilité.

5.    Comment achetons-nous ? Le type de procédure

Une fois l'objet et les caractéristiques techniques définis, il est essentiel de choisir le type de procédure d’approvisionnement que l'autorité compétente compte adopter. Cependant, il arrive que l'objet du marché ne soit pas entièrement défini, lorsque des phases de recherche et développement sont requises en collaboration avec des entreprises ou lorsqu'un dialogue avec elles est nécessaire pour rédiger les caractéristiques techniques par exemple. Dans ce cas, les procédures d’approvisionnement dans le cadre de l'innovation (innovation procurement procedures, PCP ou PPI) peuvent constituer une solution. Pour en savoir plus sur les marchés publics d'innovation, consultez les Lignes directrices « approvisionnements dans le cadre de l'innovation ». Outre les marchés publics d'innovation, les AC peuvent opter pour :

-    Une procédure ouverte

Tout opérateur économique peut soumettre une offre dans le cadre d'une procédure ouverte, pour garantir une accessibilité et une transparence totales. Le processus comprend la publication d'un avis d'appel d'offres, la réception des offres et l'attribution du marché au soumissionnaire le plus conforme.

-    Une procédure restreinte

Ici, toute personne peut demander à participer à une procédure restreinte, mais seules les personnes présélectionnées peuvent soumettre une offre.

-    Une procédure négociée

Dans cette procédure, l'AC négocie avec les candidats sélectionnés afin d'adapter les offres aux besoins spécifiques du marché. Elle comprend la présélection, la négociation et la soumission des offres finales. Il existe également la procédure négociée sans publication préalable, qui peut être utilisée dans des circonstances exceptionnelles : en cas d'extrême urgence résultant d'événements imprévisibles, lorsque les délais des procédures ouvertes, restreintes ou concurrentielles avec négociation ne peuvent être respectés ; lorsque les travaux, les fournitures ou les services ne peuvent être fournis que par un opérateur spécifique pour des raisons techniques ou artistiques, ou pour la protection de droits exclusifs ; lorsque l'appel d'offres pour une procédure ouverte ou restreinte n'a pas abouti. Pour en savoir plus sur les processus de négociation, consultez les lignes directrices relatives aux processus efficaces d'évaluation et de négociation des marchés publics.
 

6. Comment achetons-nous ? Choix des critères d'attribution

Les critères d'attribution sont ceux sur lesquels l'autorité compétente se base pour sélectionner la meilleure offre et attribuer un marché. Conformément au principe de proportionnalité, ces critères doivent être préalablement établis par l'autorité compétente qui interdit d’aggraver la procédure, compte tenu de l'objet du marché :

• Prix le plus bas: Cette méthode est simple et rentable, idéale pour les contrats standardisés, mais elle peut négliger les considérations de qualité ou en matière de durabilité.
• Offre économiquement la plus avantageuse (OEPA ou Most Economically Advantageous Tender, MEAT): Le critère OEPA évalue les offres en fonction du prix et de la qualité présentés dans la partie technique de l'offre. Cette approche favorise la durabilité des points de vue environnemental et social. Pour plus de détails sur l'intégration de la durabilité dans les offres, consultez la ligne directrice sur les informations relatives aux initiatives ou stratégies d'approvisionnement et aux critères à prendre en compte pour les objectifs sociaux et en matière de durabilité. Le critère OEPA est généralement utilisé pour les objectifs d'approvisionnement qui ne sont pas standardisés.

Sources / Conseils supplémentaires

• Guide des marchés publics à l'intention des praticiens - Veuillez consulter la section « 1.1 Évaluer les besoins futurs ».
• Boîte à outils des MPE de l'UE (Commission européenne) - Module 4. Évaluation des besoins. Formations organisées par le centre d’assistance des MPE de l'UE et supports matériels spécifiques sur l'évaluation des besoins.
• Guide d'approvisionnement en innovation (2018)
• Manuel Procura+  (3e édition, 2016) - Un manuel créé par le réseau Procura+ pour offrir des conseils aux autorités publiques européennes.
• Exemples de bonnes pratiques - Compilation de bonnes pratiques sociales et en matière d’approvisionnements verts.