Le parcours d'approvisionnement d'un exemple de ville

Les étapes et suggestions présentées dans cet exemple sont données à titre indicatif uniquement. Elles ne sont pas exhaustives et peuvent varier en fonction de votre situation locale, des exigences spécifiques et de la réglementation applicable.
 

Ce Ligne directrice propose aux villes un parcours illustratif d'utilisation des lignes directrices et des modèles d’approvisionnement publics dans le cadre de leurs processus d'approvisionnement. « Europolis » est une ville fictive dans laquelle l'équipe municipale utilise les modèles d’approvisionnement publics disponibles et consulte différentes lignes directrices lors du processus d'approvisionnement lié au développement d'une plateforme numérique locale.

Processus d’approvisionnement :

Le processus d’approvisionnement s'articule autour de trois étapes clés : la première se concentre sur les activités préparatoires ; la deuxième détaille le lancement effectif du processus ; et la dernière étape concerne la finalisation du processus. L'équipe municipale utilise les modèles d’approvisionnement et consulte les lignes directrices d’approvisionnement disponibles propres aux différentes phases afin de mener à bien le processus d'approvisionnement.

Étape 1 : Activités de préparation

1. Identifier les besoins d'approvisionnement et planifier le processus d'approvisionnement

Pour lancer le processus d'approvisionnement, l'unité Smart City d'Europolis identifie un objet spécifique à acheter pour permettre la mise en œuvre complète d'un LDT. Pour ce faire, l'équipe suit les étapes décrites dans le Ligne directrice de sélection des objets d’approvisionnement et modèles.

Plus précisément, Europolis :

• Évalue la maturité numérique et technique de la ville : l'équipe évalue l'état actuel de l'infrastructure numérique de la communauté, en identifiant les points forts ainsi que les lacunes.
• Définit la feuille de route de la transformation numérique : sur base de l'évaluation de la maturité numérique, une feuille de route de numérisation est rédigée, détaillant les objectifs de la stratégie et les capacités techniques clés qui doivent être mises en place pour permettre l'adoption d'un LDT.
• Identifie l'objet de l'approvisionnement : cette feuille de route sert de Ligne directrice à l'équipe municipale pour identifier les actifs et services nécessaires à l'acquisition de la transformation. Europolis détermine la nécessité d'une plateforme numérique locale axée sur les utilisateurs.

Après avoir défini l'objet d’approvisionnement à acheter, l'équipe municipale consulte la ligne directrice « Approvisionnements dans le cadre de l’innovation » pour planifier adéquatement et stratégiquement le processus d’approvisionnement. Dans cet objectif, la ville peut décider de mettre en œuvre certaines actions stratégiques qui encouragent les solutions en matière d’innovation, telles que :

• Les besoins en matière d'approvisionnement sont définis en fonction des résultats souhaités par la ville. Par exemple, au lieu de définir le besoin en matière d'approvisionnement comme la « mise en œuvre d'une plateforme avec des tableaux de bord de visualisation des données en temps réel », nous pouvons le définir comme la « mise à disposition du personnel municipal et du public d'informations facilement accessibles sur les indicateurs clés de performance de la ville ».
• Envisager de mener une consultation préalable à la mise sur le marché si nécessaire, afin de définir les besoins d’approvisionnement fondés sur une évaluation réaliste selon les technologies disponibles, les tendances du marché et les solutions existantes en matière d’innovation.

2.    Choisir le modèle d'approvisionnement adéquat

Le responsable des approvisionnements de la ville choisit soit les documents d'aide à l'approvisionnement accessibles au public sur la plateforme Living-in.EU (plateforme en libre accès), soit le service d'assistance en ligne pour les approvisionnements des communautés intelligentes (si la ville participe au projet).

L'agent municipal sélectionne la Plateforme numérique locale parmi la liste des objets possibles.

Pour identifier le modèle adéquat, la ville consulte la ligne directrice sur la sélection des objets d’approvisionnement et des modèles, qui fournit des instructions sur la sélection des modèles d'approvisionnement appropriés.

Après avoir identifié la plateforme numérique locale, l'agent municipal télécharge le modèle d'approvisionnement pertinent, qui comprend :

• Le cahier des charges de l'appel d'offres (vous trouverez de plus amples détails ci-dessous)
• Le document de caractéristiques techniques (vous trouverez de plus amples détails ci-dessous)
• Le fichier de Liste de prix (vous trouverez de plus amples détails ci-dessous)

3.    Fonds et financement

L'analyste financier et budgétaire de la ville, dans le cadre de sa responsabilité de planifier et d'obtenir le financement du processus d'approvisionnement en cours de préparation, consulte la ligne directrice concertant l’aide et le financement de l’UE. Dans cette ligne directrice, l’analyste identifie les informations pertinentes sur la manière d’accéder aux fonds et au soutien de l’UE pour réellement acheter la plateforme numérique locale.

Étape 2 : Lancement de l'approvisionnement

4.    Personnalisation des sections clés des documents d'appel d'offres et de caractéristiques techniques

Avant de commencer à travailler sur la personnalisation des modèles pour leur propre usage, l'équipe d'Europolis utilise le Ligne directrice sur les « Critères et considérations pour l'utilisation des modèles » pour vérifier la pertinence du modèle sélectionné et pour comprendre dans quelle mesure elle doit personnaliser les documents.
 

Après avoir compris le périmètre et les critères de personnalisation, l'équipe d'Europolis adapte l'appel d'offres et les caractéristiques techniques aux besoins spécifiques de la ville. Par consultation du guide « Comment utiliser les modèles et les lignes directrices », l'équipe municipale trouve des informations générales pertinentes pour modifier les deux documents, qui le guideront tout au long du processus de personnalisation.

4.1.    Sections clés du cahier des charges

Tout d’abord, l’équipe de la ville se concentre sur la personnalisation des sections du document des caractéristiques de l’appel d’offres liées aux documents suivants :

1. Les documents d'appel d'offres, les demandes de clarification et de communication
2. Portée et description du marché : ce document définit l'objet du contrat, sa nature et son exécution, entre autres informations pertinentes.

Grâce à la ligne directrice « Cadre juridique de l'UE sur les marchés publics », l'équipe Europolis est capable d'éditer les sections du document de cahier des charges concernant les éléments suivants :

1. Les informations générales sur les appels d'offres, dont la base juridique d’approvisionnement, la définition des entités soumises à des mesures restrictives et les règles d'accès à l’approvisionnement, l'inscription au registre des appels d'offres, les demandes de participation et les modalités de soumission des offres.
2. La forme et le contenu de la soumission, précisément en ce qui concerne la forme et le contenu des soumissions, les clauses de confidentialité, le code de conduite, l'accès aux dossiers, le règlement des litiges et l'avis de protection des données personnelles.    

Enfin, les équipes de la ville personnalisent la section Critères d’évaluation et d’attribution parallèlement à la personnalisation de l’annexe « Caractéristiques techniques ».

À cet effet, la ligne directrice « Processus efficaces d'évaluation et de négociations des marchés publics » est consultée afin de modifier correctement les sections du modèle correspondant. Dans cette section, la ville veille à adapter soigneusement les éléments suivants :

• Les critères de sélection, qui déterminent l'admissibilité des soumissionnaires potentiels à participer au processus d'appel d'offres. La ville s'assure que ces critères sont clairs, objectifs, non discriminatoires et adaptés au contexte et aux besoins de la ville. 
  Cela peut inclure la situation financière, les capacités techniques, l'expérience pertinente et, surtout, les considérations liées aux objectifs sociaux et en matière de durabilité, tels que décrits dans la ligne directrice « Initiatives et critères d'approvisionnement pour atteindre les objectifs sociaux et en matière de durabilité ». Par exemple, la ville pourrait inclure des critères relatifs à l'engagement du soumissionnaire en matière de pratiques de travail équitables, de durabilité environnementale ou d'inclusion sociale.
• Critères d'attribution, qui concernent spécifiquement les critères d'évaluation de la qualité technique pour l'évaluation des offres. La ville s'attache à adapter les critères proposés aux exigences techniques et fonctionnelles décrites dans le cahier des charges (annexe 7). 

En outre, la ville peut intégrer des critères liés aux objectifs sociaux et en matière de durabilité à l'évaluation de la qualité technique, conformément à la ligne directrice « Initiatives et critères d'approvisionnement pour atteindre les objectifs sociaux et en matière de durabilité ». Il peut s'agir d'évaluer les caractéristiques d'accessibilité de la plateforme ou son impact environnemental en termes d'efficacité énergétique par exemple.

4.2.    Sections clés des caractéristiques techniques

Pour adapter le document des caractéristiques techniques à leurs besoins spécifiques, l'équipe Europolis suit la ligne directrice « Interprétation et adaptation des caractéristiques techniques », ainsi que les lignes directrices « Comment utiliser les modèles et les lignes directrices » et « Critères et considérations pour utiliser les modèles » pour adapter correctement les différentes sections.

Dans un premier temps, conformément au contenu du document de spécifications de l’appel d’offres, l’équipe personnalise les sections relatives au contexte général, aux définitions et à l’objet de l’appel d’offres.

Ensuite, les équipes de la ville révisent et adaptent davantage les sections « Conformité », « garanties », « conditions contractuelles », ainsi que la section concernant le droit applicable, conformément aux orientations fournies par les lignes directrices « Le cadre juridique de l'UE sur les marchés publics » et « Le cadre juridique de l'UE sur les produits et services numériques pertinents pour les LDT ».

Enfin, l'équipe se concentre sur la personnalisation des exigences techniques et fonctionnelles prédéfinies du document de la plateforme numérique locale afin de les adapter davantage aux besoins de la ville.

• Dans cet objectif, l'équipe utilise la ligne directrice « Interprétation et adaptation des caractéristiques techniques » pour aider à traduire les besoins d'approvisionnement identifiés en exigences techniques et fonctionnelles concrètes, et permettre à Europolis de préciser les exigences prédéfinies en fonction de ses besoins.
• Europolis veillera ainsi à l'interopérabilité de la plateforme numérique locale avec d'autres systèmes et à la fluidité des échanges de données en demandant aux soumissionnaires de démontrer leur conformité à un ensemble prédéfini de Mécanismes d'interopérabilité minimale (MIM Plus). Pour renforcer cette conformité, l'équipe municipale pourra utiliser les ressources fournies par la ligne directrice « Conformité aux MIM, aux normes, aux caractéristiques et aux certifications » pour intégrer d'autres MIM pertinents et exiger le respect de certaines normes et certifications sectorielles pour la plateforme (en matière de sécurité, de confidentialité et d'accessibilité des données, par exemple).
• De plus, si la ville envisage d'intégrer des capacités d'intelligence artificielle et d'apprentissage automatique (IA/AM) dans la plateforme numérique, la ligne directrice « Intelligence artificielle et apprentissage automatique » peut s'avérer très utile pour identifier la valeur ajoutée spécifique des outils intégrés d'IA/AM et définir des exigences spécifiques pour ces composants, dont la conformité juridique aux cadres de l'UE conformément à la ligne directrice « Le cadre juridique de l'UE sur les produits et services numériques pertinents pour les LDT ».

4.3.    Feuille de calcul de la liste de prix

La liste de prix est un fichier Excel standardisé que les villes peuvent demander aux soumissionnaires de compléter avec leurs offres financières relatives aux solutions. Ce document comprend des champs et catégories prédéfinis, tels que les descriptions des articles, les quantités, les prix unitaires et toute autre condition pertinente que les soumissionnaires doivent renseigner. Si nécessaire, l'équipe municipale peut adapter les champs disponibles à ses besoins.

Dans ce contexte, la liste de prix aidera le comité d'évaluation de la ville à évaluer les aspects financiers de chaque offre, afin de permettre une évaluation correcte des différentes offres reçues de divers soumissionnaires.

5.    Engagement sur le marché (facultatif)

Avant de finaliser l'élaboration des documents d'appel d'offres, la ville d'Europolis peut entreprendre une démarche de participation au marché afin de comprendre les solutions disponibles, les fournisseurs potentiels et les tendances actuelles du marché. Cela peut contribuer à préciser les caractéristiques techniques et, parallèlement, à attirer des offres compétitives. À cet effet, l'équipe municipale peut consulter les lignes directrices « Approvisionnements dans le cadre de l'innovation » et « Informations sur la manière d'encourager la participation des PME ».

Étape 3 : Finalisation du processus d'approvisionnement

6.    Publication de l'appel d'offres

Après avoir reçu l'approbation interne, l'équipe Europolis soumet l'offre au portail national des marchés publics. Celle-ci est alors officiellement enregistrée et mise à la disposition des fournisseurs potentiels. Le processus de soumission suit les procédures standard locales, nationales et européennes

7.    Évaluation et attribution du contrat

Enfin, Europolis suit la ligne directrice « Processus efficaces d'évaluation et de négociations des marchés publics » pour évaluer les offres. Cette ligne directrice l'aide à évaluer les propositions, en garantissant que toutes les offres sont examinées selon des critères définis et en définissant des critères d'évaluation clairs et objectifs à l'aide d'un système de notation structuré. Par la suite, la ligne directrice fournit également un cadre clair pour les négociations et se concentre sur les risques associés à chaque proposition étudiée, afin de sélectionner la meilleure offre sur base de sa valeur globale et d'aider Europolis à prendre des décisions éclairées.

8.    Contractualisation et assurance qualité

Après l’attribution du contrat, Europolis procède aux négociations et à la signature du contrat avec le fournisseur retenu, sur base de la ligne directrice « Définition, contractualisation et assurance qualité des conditions posées ».

Une fois le contrat entré en vigueur, l'équipe d'Europolis utilisera également la ligne directrice mentionnée pour mettre en œuvre certaines pratiques de gestion des contrats afin de surveiller les performances des fournisseurs et de garantir la qualité de la plate-forme numérique locale fournie.