Der Beschaffungsweg anhand einer Beispielstadt

Die Schritte und Vorschläge in diesem Beispiel dienen nur zur Veranschaulichung. Sie sind nicht vollständig und können je nach Ihren örtlichen Gegebenheiten, spezifischen Anforderungen und geltenden Vorschriften variieren.
 

Dieser Leitfaden bietet Städten eine anschauliche Vorgehensweise bei der Nutzung der Beschaffungsrichtlinien und -vorlagen im Rahmen ihrer Beschaffungsprozesse. „Europolis“ ist eine fiktive Stadt, in der das städtische Team die verfügbaren Beschaffungsvorlagen nutzt und während des Beschaffungsprozesses im Zusammenhang mit der Entwicklung einer lokalen digitalen Plattform (Local Digital Platform, LDP) verschiedene Richtlinien konsultiert. 

Beschaffungsprozess:

Beschaffungsprozesses. Das Team der Stadt verwendet die Beschaffungsvorlagen und konsultiert die für die verschiedenen Beschaffungsphasen verfügbaren Beschaffungsrichtlinien, um den Beschaffungsprozess effektiv durchzuführen. 

Schritt 1: Vorbereitende Aktivitäten 

1. Ermittlung des Beschaffungsbedarfs und Planung des Beschaffungsprozesses 

Um den Beschaffungsprozess zu starten, identifiziert die Smart City Unit von Europolis ein spezifisches Objekt, das für die vollständige Implementierung eines LDT beschafft werden muss. Dabei folgt das Team den im Leitfaden „Richtlinie zur Auswahl von Beschaffungsobjekten und Vorlagen“ beschriebenen Schritten.

Konkret für: Europolis: 

• Bewertet es die digitale und technische Reife der Stadt: Das Team bewertet den aktuellen Zustand der digitalen Infrastruktur der Kommune und identifiziert Stärken und Lücken.
• Definiert es die Roadmap zur digitalen Transformation: Auf Grundlage der Bewertung der digitalen Reife wird eine Digitalisierungsroadmap erstellt, in der die strategischen Ziele und die wichtigsten technischen Fähigkeiten aufgeführt werden, die für die Einführung eines LDT geschaffen werden müssen.
• Ermittelt es das Beschaffungsobjekt: Diese Roadmap dient dem städtischen Team als Leitfaden, um zu ermitteln, welche notwendigen Ressourcen und Dienstleistungen für die Transformation erforderlich sind. Europolis ermittelt den Bedarf an einer benutzerorientierten lokalen digitalen Plattform. 

Nachdem das zu beschaffende Beschaffungsobjekt definiert wurde, konsultiert das Team der Stadt die Richtlinie „Innovative Beschaffung“, um den Beschaffungsprozess angemessen und strategisch zu planen. Dazu kann die Stadt bestimmte strategische Maßnahmen ergreifen, um innovative Lösungen zu ermöglichen, wie zum Beispiel: 

• TDer Beschaffungsbedarf im Hinblick auf die von der Stadt angestrebten Ergebnisse. Anstatt den Beschaffungsbedarf beispielsweise als „Implementierung einer Plattform mit Dashboards zur Echtzeit-Datenvisualisierung“ zu definieren, könnte er als „Bereitstellung leicht zugänglicher Informationen zu wichtigen Leistungsindikatoren für städtische Mitarbeiter und die Öffentlichkeit“ definiert werden.
• Bei Bedarf Beratung vor der Auftragsvergabe, um die Beschaffungsanforderungen auf der Grundlage einer realistischen Einschätzung der verfügbaren Technologien, der Markttrends und der vorhandenen innovativen Lösungen zu ermitteln. 

2. Auswahl der richtigen Beschaffungsvorlage 

er Beschaffungsbeauftragte der Stadt wählt entweder die öffentlich verfügbaren unterstützenden Beschaffungsmaterialien auf der Living-in.EU-Plattform (Open-Access-Plattform) oder den Online-Beschaffungs-Helpdesk für Smart Communities (wenn die Stadt am Projekt teilnimmt).

Der Stadtbeamte wählt die lokale digitale Plattform aus der Liste der möglichen Objekte aus.

Zur Ermittlung der richtigen Vorlage greift die Stadt auf den Leitfaden „Richtlinie zur Auswahl von Beschaffungsobjekten und Vorlagen“ zurück, der Hinweise zur Auswahl der passenden Beschaffungsvorlagen gibt.

Nachdem der Stadtbeamte die lokale digitale Plattform ermittelt hat, lädt er die entsprechende Beschaffungsvorlage herunter, einschließlich: 

• Das Dokument mit den Ausschreibungsspezifikationen (weitere Einzelheiten siehe unten)
• Das Dokument mit den technischen Daten (weitere Einzelheiten siehe unten)
• Die Preislistendatei (weitere Details siehe unten) 

3. Förderung und Finanzierung 

Der Finanz- und Haushaltsanalyst der Stadt nutzt im Rahmen seiner Verantwortung für die Planung und Sicherung der Finanzierung des in Vorbereitung befindlichen Beschaffungsprozesses den Leitfaden „Richtlinie zur EU-Förderung und -Finanzierung“. In dieser Richtlinie ermittelt der Analyst relevante Informationen zum Zugriff auf EU-Mittel und -Unterstützung, um die lokale digitale Plattform effektiv zu beschaffen. 

Schritt 2: Start der Beschaffung 

4. Anpassen der wichtigsten Abschnitte der Ausschreibungs- und technischen Spezifikationsdokumente 

Vor Beginn der Anpassung der Vorlagen für den eigenen Gebrauch, überprüft das Europolis-Team anhand der Richtlinie „Kriterien und Überlegungen zur Verwendung der Vorlagen“ die Eignung der ausgewählten Vorlage. Auf dieser Grundlage wird festgelegt, in welchem ​​Umfang die Dokumente angepasst werden müssen.

Nachdem das Europolis-Team den Umfang und die Kriterien der Anpassung ermittelt hat, passt es die Ausschreibung und die technischen Spezifikationen an die spezifischen Bedürfnisse der Stadt an. Die Richtlinie „Verwendung von Vorlagen und Richtlinien“ stellt dem Team der Stadt allgemeine, relevante Informationen zur Bearbeitung beider Dokumente zur Verfügung und unterstützt so den gesamten Anpassungsprozess. 

4.1 Wichtige Abschnitte der Ausschreibungsunterlagen 

Zunächst konzentriert sich das städtische Team auf die Anpassung der Abschnitte des Ausschreibungsdokuments in Bezug auf: 

1. Ausschreibungsunterlagen, Anfragen zur Klarstellung und Kommunikation
2. Umfang und Beschreibung der Beschaffung, legen den Vertragsgegenstand, seine Art und Durchführung fest. 

Anhand der Richtlinie „Rechtsrahmen für die öffentliche Auftragsvergabe in der EU“ kann das Europolis-Team anschließend die Abschnitte der Ausschreibungsunterlagen hinsichtlich folgender Punkte bearbeiten: 

1. Allgemeine Ausschreibungsinformationen, einschließlich der Rechtsgrundlage der Beschaffung, der Definition der Stellen, die restriktiven Maßnahmen unterliegen, und der Regeln für den Zugang zur Beschaffung, Informationen zur Eintragung im Ausschreibungsregister, der Teilnahmeanträge und der Methoden zur Angebotseinreichung.
2. Form und Inhalt der Einreichung, insbesondere hinsichtlich Form und Inhalt der Einreichungen, Vertraulichkeitsklauseln, Verhaltenskodex, Zugang zu den Aufzeichnungen, Beilegung von Streitigkeiten und Hinweisen zum Schutz personenbezogener Daten.     

Abschließend passen die städtischen Teams den Abschnitt Bewertungs- und Zuschlagskriterien parallel zur Anpassung des Anhangs Technische Spezifikationen an.

Hierzu wird die Richtlinie für „effektive Verfahren zur Bewertung der Beschaffung und effektive Verhandlungen“ zur korrekten Bearbeitung der Abschnitte der entsprechenden Vorlage herangezogen. In diesem Abschnitt legt die Stadt Wert auf eine sorgfältige Anpassung der folgenden Punkte: 

• Auswahlkriterien, die die Eignung potenzieller Bieter zur Teilnahme am Ausschreibungsverfahren bestimmen. Die Stadt stellt sicher, dass diese Kriterien klar, objektiv, diskriminierungsfrei und auf den Kontext und die Bedürfnisse der Stadt abgestimmt sind.

  Hierzu zählen beispielsweise die finanzielle Leistungsfähigkeit, technische Fähigkeiten, einschlägige Erfahrung und insbesondere Überlegungen zu sozialen Zielen und Nachhaltigkeit, wie in der Richtlinie „Beschaffungsinitiativen und -kriterien zur Erreichung von Nachhaltigkeits- und Sozialzielen“ dargelegt. Die Stadt könnte beispielsweise Kriterien in Bezug auf das Engagement des Bieters für faire Arbeitspraktiken, ökologische Nachhaltigkeit oder soziale Inklusion festlegen.

• Zuschlagskriterien, die sich speziell auf die technischen Qualitätsbewertungskriterien für die Angebotsbewertung beziehen. Die Stadt legt Wert darauf, die vorgeschlagenen Kriterien an die technischen und funktionalen Anforderungen anzupassen, die im Dokument Technische Spezifikationen (Anhang 7) dargelegt sind.

  Darüber hinaus könnte die Stadt Kriterien im Zusammenhang mit sozialen Zielen und Nachhaltigkeit in die technische Qualitätsbewertung integrieren, gemäß der Richtlinie „Beschaffungsinitiativen und -kriterien zur Erreichung von Nachhaltigkeits- und Sozialzielen“. Dies könnte beispielsweise die Bewertung der Barrierefreiheit der Plattform oder ihrer Umweltauswirkungen im Hinblick auf die Energieeffizienz umfassen. 

4.2 Technische Spezifikationen - die wichtigsten Abschnitte 

Um das Dokument mit den technischen Spezifikationen an die spezifischen Bedürfnisse anzupassen, befolgt das Europolis-Team die Richtlinie „Interpretation und Anpassung technischer Spezifikationen“ zusammen mit den Richtlinien „Verwendung von Vorlagen und Richtlinien“ und „Kriterien und Überlegungen zur Verwendung der Vorlagen“. Auf diese Weise werden die verschiedenen Abschnitte korrekt angepasst.

Das Team passt zunächst den allgemeinen Hintergrund, die Definitionen sowie den Gegenstand der Ausschreibung an die entsprechenden Abschnitte des Dokuments und die darin enthaltenen Ausschreibungsspezifikationen an.

Anschließend überarbeiten die städtischen Teams die Abschnitte Compliance, Garantie, Vertragsbedingungen sowie den Abschnitt zum anwendbaren Recht und passen diese weiter an. Dabei werden die Richtlinien „Der EU-Rechtsrahmen für die Vergabe öffentlicher Aufträge“ und „Der EU-Rechtsrahmen für digitale Produkte und Dienstleistungen mit Relevanz für LDT“ zugrunde gelegt.

Schließlich konzentriert sich das Team auf die Anpassung der im Dokument vordefinierten technischen und funktionalen Anforderungen der lokalen digitalen Plattform, um sie noch besser an die Bedürfnisse der Stadt anzupassen. 

• Hierzu nutzt das Team die Richtlinie „Interpretation und Anpassung technischer Spezifikationen“, um den ermittelten Beschaffungsbedarf in konkrete technische und funktionale Anforderungen zu übersetzen. Europolis erhält auf diese Weise Möglichkeit, die vordefinierten Anforderungen entsprechend ihren Bedürfnissen zu optimieren.
• Europolis möchte damit die Interoperabilität der lokalen digitalen Plattform mit anderen Systemen sicherstellen und einen reibungslosen Datenaustausch gewährleisten. Dazu fordert Europolis die Bieter auf, die Einhaltung eines vordefinierten Satzes von Mindestinteroperabilitätsmechanismen (Minimum Interoperability Mechanisms, MIM Plus) nachzuweisen. Das Team der Stadt kann dazu die Ressourcen der Richtlinie „Einhaltung von MIMs, Standards, Spezifikationen und Zertifizierungen“ nutzen, um weitere relevante MIMs zu integrieren und bestimmte Industriestandards und Zertifizierungen für die Plattform zu fordern (z. B. in Bezug auf Datensicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit).
• Wenn die Stadt darüber hinaus erwägt, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen (KI/ML) in die digitale Plattform zu integrieren, kann sich die Richtlinie „Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen“ als sehr nützlich erweisen. Mit dieser Richtlinie lassen sich der spezifische Mehrwert integrierter KI/ML-Tools ermitteln und spezifische Anforderungen an diese Komponenten festlegen, einschließlich der Einhaltung der EU-Rahmenbestimmungen in Übereinstimmung mit der Richtlinie „Der EU-Rechtsrahmen für digitale Produkte und Dienste mit Relevanz für LDT“. 

4.3 Tabellenkalkulationsdokument Preisliste 

Die Preisliste ist eine Excel-Datei in einem standardisierten Format, die den Städten als Vorlage für die finanziellen Angebote der Bieter für die Lösungen dient. Dieses Dokument enthält vordefinierte Felder und Kategorien wie Artikelbeschreibungen, Mengen, Stückpreise und weitere relevante Bedingungen, die die Bieter ausfüllen müssen. Bei Bedarf kann das Team der Stadt die verfügbaren Felder an seine Bedürfnisse anpassen.

Die Preisliste unterstützt den Bewertungsausschuss der Stadt bei der Einschätzung der finanziellen Aspekte jedes Angebots und ermöglicht so eine korrekte Bewertung der verschiedenen Angebote der verschiedenen Bieter. 

5. Markterschließung (optional) 

Bevor die Ausschreibungsunterlagen final ausgearbeitet werden, kann die Stadt Europolis einen Marktanalyseprozess durchführen, um sich ein Bild von verfügbaren Lösungen, potenziellen Anbietern und aktuellen Markttrends zu machen. Dies kann dazu beitragen, die technischen Spezifikationen zu verfeinern und parallel dazu wettbewerbsfähige Angebote zu gewinnen. Das städtische Team kann sich hierbei an den Richtlinien „Innovative Beschaffung“ und „Informationen über die Förderung der Teilnahme von KMU“ orientieren. 

Schritt 3: Abschluss des Beschaffungsprozesses

6. Veröffentlichung der Ausschreibung 

Nach Erhalt der internen Genehmigung reicht das Europolis-Team die Ausschreibung im nationalen Vergabeportal ein. Damit ist die Ausschreibung offiziell registriert und steht potenziellen Lieferanten zur Einsichtnahme zur Verfügung. Der Einreichungsprozess erfolgt gemäß lokaler, nationaler und europäischer Standardverfahren. 

7.Bewertung und Vergabe des Auftrags 

Europolis bewertet Angebote gemäß der Richtlinie für „effektive Verfahren zur Bewertung der Beschaffung und effektive Verhandlungen“. Diese Richtlinie unterstützt die Bewertung von Angeboten, stellt sicher, dass alle Angebote anhand festgelegter Kriterien geprüft werden, und definiert klare und objektive Bewertungskriterien anhand eines strukturierten Bewertungssystems. Die Richtlinie bietet zudem einen klaren Rahmen für Verhandlungen und konzentriert sich auf die mit jedem geprüften Angebot verbundenen Risiken. So kann Europolis fundierte Entscheidungen treffen und das beste Angebot auf der Grundlage des Gesamtwerts auswählen. 

8. Vertragsgestaltung und Qualitätssicherung 

Nach der Auftragsvergabe führt Europolis die Vertragsverhandlungen und die Unterzeichnung mit dem beauftragten Lieferanten durch. Als Unterstützung für diesen Prozess dient die Richtlinie „Definition der Konditionalitäten, Vertragsgestaltung und Qualitätssicherung“.

Sobald der Vertrag in Kraft tritt, wird das Europolis-Team die genannten Richtlinien nutzen, um bestimmte Praktiken des Vertragsmanagements zu implementieren. Dazu gehört, die Leistung des Lieferanten zu überwachen und die Qualität der bereitgestellten lokalen digitalen Plattform sicherzustellen.