Verwendung der Vorlagen und Richtlinien

Dieser Leitfaden enthält Informationen, die die öffentlichen Auftraggeber (ÖA) bei der korrekten Verwendung der Beschaffungsvorlagen und -richtlinien unterstützen sollen. Er erläutert wichtige Informationen, Kriterien und Überlegungen zur Verwendung des Materials. 
 

1. Beschaffungsrichtlinien

Die Beschaffungsrichtlinien sollen den ÖA einen umfassenden Überblick über die Dokumentationsvorlagen für Vergabeverfahren geben und sie bei deren korrekten Anwendung unterstützen. Sie bieten den Nutzern eine Orientierungshilfe durch alle Vorlagen und unterstützen sie bei der Anpassung der bearbeitbaren Teile dieser Dokumente. Die Richtlinien decken zudem ein breiteres Themenspektrum ab, um öffentliche Auftraggeber im Beschaffungsprozess zu unterstützen. 

1.1 Aufbau und Inhalt der Richtlinien

Die Richtlinien sind in folgende fünf Abschnitte unterteilt: 

• Leitfaden für Vorlagen, in dem der ÖA Informationen über die Verwendung der Vorlagen und Richtlinien findet, einschließlich einer Beschreibung ihres Inhalts und ihrer Funktionen sowie den wichtigsten Überlegungen zu ihrer Verwendung.
• Entwicklung von Ausschreibungsunterlagen, in denen der ÖA Anleitungen zur Ermittlung und Definition seines Beschaffungsbedarfs, Informationen zur Einhaltung der EU-Rechtsvorschriften, Anleitungen zur Interpretation und Anpassung der Abschnitte „Technische Spezifikationen“ in den Vorlagen an seine Anforderungen sowie Leitlinien zur Entwicklung von KI/ML und innovativen Beschaffungsprozessen findet.
• Markterschließung, hier finden die ÖA Leitlinien zur Förderung des Engagements und der Beteiligung von Marktakteuren – mit Schwerpunkt auf KMU (Klein- und Mittelunternehmen) – und zur Verfolgung von Nachhaltigkeits- und Sozialzielen im Rahmen von Beschaffungsprozessen.
• Bewertung und Vergabe, hier findet der ÖA Kriterien für die Durchführung einer effektiven Lieferantenbewertung und -vergabe, Verhandlung und Vertragsgestaltung sowie Anleitungen zur Sicherstellung der Einhaltung von Standards und Zertifizierungen in diesen Prozessen.
• Förderung und Finanzierung, hier findet der ÖA Informationen über die Finanzierung seiner LDT-Projekte, einschließlich verschiedener EU- und indirekter Finanzierungsquellen sowie Anleitungen. 

2. Beschaffungsvorlagen

Beschaffungsvorlagen sind Dokumente, die ÖA verwenden und anpassen können, um ihren Beschaffungsprozess zu starten und zu unterstützen. Jede Vorlage deckt ein oder mehrere Beschaffungsobjekte ab, bei denen es sich um Smart City-bezogene Güter und Dienstleistungen handelt. Wenn ÖA beabsichtigen, mehrere Beschaffungsobjekte im selben Beschaffungsprozess zu beschaffen, enthalten die Vorlagen Anleitungen zur Strukturierung der Beschaffung in verschiedene Lose. Dies kann aus verschiedenen Gründen sinnvoll sein, z. B. bei der Beschaffung mehrerer Objekte im selben Beschaffungsprozess oder zur Förderung der Teilnahme von KMU.

Derzeit stehen die Beschaffungsvorlagen in der englischen Version zum Download bereit. Die französische und deutsche Version werden in Kürze verfügbar sein. 

2.1 Bearbeitbare Abschnitte

Um eine klare und korrekte Verwendung der Beschaffungsmaterialien zu gewährleisten, enthalten die Vorlagen bearbeitbare und anpassbare Abschnitte, die den ÖA dabei helfen, ihre Anforderungen für die Beschaffung von Dienstleistungen und Funktionen im Zusammenhang mit dem LDT-Kontext zu erfüllen und gleichzeitig die Flexibilität bei der Verwendung zu wahren.

Die Vorlagen enthalten optionale Abschnitte und bearbeitbare Inhalte, die von den ÖA an ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden können. Diese Inhalte sind in den Vorlagendokumenten durch unterschiedliche Farben gekennzeichnet: 

• Orangefarbene Verweise kennzeichnen Abschnitte, die mit relevanten Informationen aktualisiert werden müssen (z. B. Angabe von Städtenamen, Webadressen, Auswahl zwischen alternativen Optionen, die den Anforderungen der ÖA entsprechen usw.), um die Vorlagen an den Kontext der jeweiligen Stadt und Gemeinde anzupassen.
• Blaue Verweise geben Anleitungen zur Integration zusätzlicher Informationen zum spezifischen nationalen Rechtsrahmen. Beispielsweise müssen Verweise auf geltendes nationales Vergaberecht und/oder andere relevante Vorschriften aufgenommen werden. 

2.2 Vorlagenstruktur und -inhalte 

Die Struktur der Beschaffungsvorlagen ist bei allen Vorlagen einheitlich. Der Inhalt unterscheidet sich je nachdem, ob ein ÖA eine Dienstleistung oder ein Produkt beschafft.

Jede Vorlage besteht aus den folgenden Dokumenten:

Ausschreibungsbedingungen stellen das Hauptdokument dar und beschreiben:

• Umfang und Ziele der Beschaffung mit einer klaren Beschreibung der beschafften Güter.
• Die allgemeinen Informationen zum Ausschreibungsverfahren, wie etwa Fristen, Einreichungsrichtlinien und Hinweise zur Teilnahme.
• Die Bewertung und Vergabe der Angebote sowie die Form und der Inhalt der Einreichungen.

Technische Spezifikationen, die den Ausschreibungsunterlagen als Anhang beigefügt werden, um detailliertere technische Anforderungen bereitzustellen, beschreiben:

• Die Compliance-Prüfungen, die von den ÖA zu erfüllen sind, einschließlich der Garantiebedingungen.
• Die zur Vertragserfüllung notwendigen technischen und funktionalen Voraussetzungen.
• Die Mindestinteroperabilitätsmechanismen (Minimum Interoperability Mechanisms, MIMs), die erforderlich sind, um die Integration von Smart City-Produkten oder -Dienstleistungen in bestehende Systeme und Technologien zu gewährleisten. Weitere Informationen zu MIMs finden Sie in der Richtlinie zur Einhaltung von MIMs, Standards, Spezifikationen und Zertifizierungen.