Comment utiliser les modèles et les lignes directrices

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La présente ligne directrice fournit des informations pour aider l’autorité contractante (AC) à utiliser correctement les modèles et les lignes directrices d’approvisionnement, en expliquant les informations clés, les critères et les considérations à prendre en compte pour utiliser le matériel.

1. Lignes directrices en matière d'approvisionnement

Les lignes directrices d'approvisionnement visent à fournir aux autorités contractantes un aperçu exhaustif des modèles de documentation d'approvisionnement et à les guider dans le cadre de leur utilisation. Elles fournissent aux utilisateurs des instructions pour naviguer dans les modèles et les aident à personnaliser les parties de ces documents capables d’être éditées. Elles comprennent également une large gamme de sujets afin d'accompagner les autorités contractantes tout au long du processus d'approvisionnement.

1.1 Structure et contenu des lignes directrices

Les lignes directrices sont organisées en cinq sections, selon la liste suivante :

Guide des modèles, dans lequel l'AC peut trouver des informations sur la façon d'utiliser les modèles et les lignes directrices, grâce à une description de leur contenu et de leurs fonctionnalités ainsi que les principales considérations concernant leur utilisation.
Élaboration du document d'appel d'offres, dans lequel l'AC peut trouver des instructions pour identifier et définir ses besoins en matière d'approvisionnement, des informations sur la conformité avec la législation de l'UE ; des instructions sur la manière d'interpréter et de personnaliser les sections de caractéristiques techniques des modèles en fonction des besoins, et des conseils sur le développement des processus d'approvisionnement en IA/AA et liés à l’innovation.
Engagement sur le marché, dans lequel l'AC trouve un guide pour promouvoir l'engagement et la participation des acteurs du marché, qui met l'accent sur les PME, et pour poursuivre des objectifs sociaux et en matière de durabilité dans le cadre des processus d'approvisionnement.
Évaluation et attribution, dans lequel l'AC trouve les critères d’évaluation et d’attribution, de négociation et de contractualisation efficaces des fournisseurs, ainsi que les instructions afin de garantir le respect des normes et des certifications des processus.
Fonds et financement, dans lequel l'AC peut trouver des informations concernant le financement de ses projets de jumeaux numériques locaux (Local Digital Twins, LDT), y compris les différentes sources de financement indirectes ainsi que celles de l'UE, de même que les instructions.

2. Modèles d'approvisionnement

Les modèles d'approvisionnement sont des documents que les autorités contractantes peuvent utiliser et adapter afin de lancer et de soutenir leur processus d'approvisionnement. Chaque modèle correspond à un ou plusieurs objets d’approvisionnement, c’est-à-dire des biens et des services liés aux villes intelligentes. Si les autorités contractantes prévoient d'acquérir plusieurs objets dans le cadre d'un même processus d'approvisionnement, les modèles fournissent des instructions pour structurer l'approvisionnement sous forme de différents lots. Cela peut s'avérer utile pour diverses raisons, notamment pour acquérir plusieurs objets dans le cadre d'un même processus d'approvisionnement et de favoriser la participation des PME.

Les modèles de marchés publics peuvent actuellement être téléchargés en anglais. Les versions française et allemande seront bientôt disponibles.

2.1 Sections pouvant être modifiées

Afin de garantir une utilisation claire et correcte du matériel d'approvisionnement, les modèles comprennent des sections pouvant être modifiées et personnalisées pour aider les autorités contractantes à répondre à leurs besoins lors de l'approvisionnement de services et de fonctionnalités liés au contexte LDT tout en gardant une utilisation flexible.

Plus précisément, dans les modèles, les utilisateurs peuvent trouver des sections facultatives et du contenu qui peut être modifié, que les autorités de certification peuvent adapter selon leurs besoins spécifiques. Ces contenus sont référencés dans les modèles grâce à différentes couleurs :

Les références en orange indiquent les sections qui doivent être mises à jour avec des informations pertinentes (en précisant les noms de villes, les adresses internet, en choisissant entre des options alternatives qui répondent aux besoins des autorités contractantes, etc. par exemple) pour adapter les modèles au contexte spécifique des villes et des communautés.
Les références en bleu fournissent les instructions pour intégrer des informations supplémentaires concernant le cadre juridique national spécifique ; les références à la législation nationale applicable en matière de marchés publics et/ou à d’autres réglementations pertinentes devront être incluses, par exemple.

2.2 Structure et contenu des modèles

La structure des modèles d'approvisionnement est uniforme dans tous les modèles, avec quelques différences dans le contenu selon qu'une autorité compétente achète un service ou un produit.

Chaque modèle est composé des documents suivants :

Les spécifications de l'appel d'offres, constituent le document principal et décrivent :
a.    La portée et les objectifs de l’approvisionnement, en offrant une description claire de ce qui est acheté.
b.    Les informations générales relatives au processus d'appel d'offres, telles que les délais, les lignes directrices de soumission et les instructions sur la façon de participer.
c.    L'évaluation et l'attribution des offres ainsi que la forme et le contenu des soumissions.
Les caractéristiques techniques, incluses en annexe du document d'appel d'offres pour fournir des exigences techniques plus détaillées, décrivent :
a.    Les contrôles de conformité que les autorités compétentes doivent respecter, dont les conditions de garantie.
b.    Les exigences techniques et fonctionnelles nécessaires à l’exécution du contrat.
c.    Les mécanismes d'interopérabilité minimale (Minimum Interoperability Mechanisms, MIMs), essentiels pour garantir l'intégration des produits et services liés aux villes intelligentes aux systèmes et aux technologies existants. Vous trouverez de plus amples informations sur les MIM dans le Ligne directrice de conformité aux MIM, aux normes, aux caractéristiques et aux certifications.