Interpretation und Anpassung technischer Spezifikationen

1. Einführung

Die für Städte und Gemeinden entwickelten technischen Spezifikationen (Anhang 7 zu jedem Ausschreibungsdokument) dienen als grundlegende Vorlagen für die Erfüllung der Standardanforderungen in verschiedenen Anwendungsfällen. Diese Dokumente sind gezielt anpassbar und individualisierbar, um den individuellen Bedürfnissen und Prioritäten jeder Stadt gerecht zu werden. Der Anpassungsprozess, insbesondere der Abschnitte zu funktionalen und technischen Anforderungen, erfordert eine sorgfältige Berücksichtigung stadtspezifischer Ziele, betrieblicher Einschränkungen und Stakeholder-Inputs.

Dieser Leitfaden bietet eine strukturierte Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Städten eine effektive Anpassung der Dokumente ermöglicht. Er beschreibt die notwendigen Schritte, hebt die wichtigsten einzubeziehenden Stakeholder hervor und bietet praktische Empfehlungen, um sicherzustellen, dass die resultierenden Spezifikationen dem individuellen Kontext der Stadt entsprechen.

1.          Technische Spezifikationen verstehen

Technische Spezifikationen sind detaillierte Anforderungen und technische Beschreibungen, welche die Eigenschaften, Leistungen und Ausführungsmethoden der vertraglich vereinbarten Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten definieren. Diese Spezifikationen sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass der Lieferant die von den öffentlichen Auftraggebern (ÖA) geforderten Standards und deren Anforderungen erfüllt. Die bereitgestellten technischen Spezifikationen enthalten Informationen zu Funktionalität, Kompatibilität, Leistungsanforderungen, Entwicklungsmethoden, Qualitätsprüfungen, Zertifizierungen und Servicelevels. Sie dienen somit als grundlegende Referenz, um die Erwartungen des ÖA zu erläutern und zu überprüfen, ob die Ausschreibungsvorschläge diese Anforderungen erfüllen. Technische Spezifikationen werden im Allgemeinen bereitgestellt, um:

·        Das erforderliche Produkt oder die erforderliche Dienstleistung zu beschreiben und festzulegen, was bereitgestellt oder ausgeführt werden muss.

·        Die Qualität und Konformität sicherzustellen und zu garantieren, dass das Produkt oder die Dienstleistung bestimmte Qualitäts- und Sicherheitsstandards erfüllt.

3.          Bewertung der technischen Spezifikationen für jede Kommune

Das Verständnis und die Bewertung der vorgeschlagenen technischen Spezifikationen im Hinblick auf die spezifischen Bedürfnisse der Stadt sind entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um die Anforderungen des ÖA korrekt zu bewerten:

Schritt 1: Ziele und Prioritäten der Stadt definieren

a.      Bildung eines Projektteams: Bilden Sie ein multidisziplinäres Team aus Vertretern der relevanten Abteilungen (z. B. IT, Stadtplanung, öffentliche Dienste) und bei Bedarf externen Experten.

b.      Ermittlung der wichtigsten Ziele: Definieren Sie, was die Stadt mit der technischen Lösung erreichen möchte.

c.      Priorisierung von Bedürfnissen: Ordnen Sie die identifizierten Ziele nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Schritt 2: Überprüfen und analysieren der Vorlage

a.      Verständnis des Basisdokuments: Machen Sie das Team mit der Struktur der Vorlage vertraut, einschließlich der Abschnitte zu funktionalen und technischen Anforderungen.

b.      Identifizierung relevanter Abschnitte: Markieren Sie die Abschnitte, die für die Ziele der Stadt am relevantesten sind.

c.      Markierung der Bereiche zur Anpassung: Identifizieren Sie Platzhalter, numerische Werte oder andere Elemente, die stadtspezifische Details erfordern (allgemeine Verweise in Orange).

Schritt 3: Gespräche mit Interessenvertretern

a.      Stakeholder identifizieren: Einbeziehen von Vertretern aus:

o   Stadtverwaltung: Entscheidungsträger und Budgetkontrolleure.

o   Endbenutzer: Abteilungen oder Einzelpersonen, die die Lösung verwenden oder davon profitieren werden.

o   Technische Experten: IT-Teams, Systemintegratoren und externe Berater.

o   Aufsichtsbehörden: Stellen Sie die Einhaltung lokaler, nationaler und internationaler Vorschriften sicher.

b.      Beiträge sammeln: Organisieren Sie Workshops, Umfragen oder Interviews, um Feedback zu stadtspezifischen Anforderungen und Herausforderungen zu sammeln.

c.      Feedback zusammenfassen: Fassen Sie die wichtigsten Erkenntnisse zusammen, um den Anpassungsprozess zu unterstützen.

Weitere Informationen zur Bedarfsermittlung finden Sie in der Richtlinie zur Bedarfsermittlung. Dieser Leitfaden sollte als erster Schritt vor dem in diesem Dokument beschriebenen Anpassungsprozess der technischen Spezifikationen dienen. Darüber hinaus kann die Richtlinie zu Kriterien und Überlegungen zur Verwendung der Vorlagen ÖA dabei unterstützen, Risiken effektiver zu managen und während des Vorlagenanpassungsprozesses fundierte Entscheidungen zu treffen.

4.          Anpassung der technischen Spezifikationen

Wie in der Richtlinie zur Verwendung von Vorlagen und Richtlinien erläutert, gewährleistet die Anpassung technischer Spezifikationen innerhalb der Vorlagen eine klare und korrekte Verwendung des Beschaffungsmaterials. Nach der oben genannten Bewertungsphase wird den ÖA empfohlen, bei der Anpassung technischer Spezifikationen folgende Schritte durchzuführen:

Schritt 1: Funktionale und technische Anforderungen anpassen

a.      Funktionale Anforderungen:

o   Übertragen Sie die Ziele der Stadt in spezifische funktionale Anforderungen. Sie finden wahrscheinlich passende funktionale Anforderungen für Ihren Anwendungsfall. Andernfalls müssen Sie möglicherweise einige Anforderungen hinzufügen oder entfernen. Informationen zu den funktionalen Anforderungen für KI/ML finden Sie in der Richtlinie Künstliche Intelligenz und Maschinelles Lernen.

b.      Technische Voraussetzungen:

o   Geben Sie technische Parameter wie Systemarchitektur, Interoperabilitätsstandards und Skalierbarkeitsanforderungen an. Die technischen Anforderungen für KI/ML finden Sie in der Richtlinie Künstliche Intelligenz und Maschinelles Lernen.

o   Definieren Sie messbare Ergebnisse (z. B. Reaktionszeit, Datengenauigkeit).

o   Passen Sie numerische Platzhalter (Anhaltspunkte in Orange) an, um stadtspezifische Daten widerzuspiegeln.

Schritt 2: Anpassungen validieren

Die folgenden Schritte geben Empfehlungen für ÖA bei der Anpassung technischer Spezifikationen. Die Schritte sind weder verbindlich noch verpflichtend; ihre Reihenfolge und Einbeziehung sollten auf der Grundlage des spezifischen Anwendungsfalls und der individuellen Anforderungen des jeweiligen Projekts festgelegt werden. ÖA wird empfohlen, diese Vorgehensweisen anzupassen, um sicherzustellen, dass sie mit dem Umfang, den Zielen und den Einschränkungen ihrer Initiativen übereinstimmen.

a.      Interne Überprüfung: Führen Sie gemeinsam mit dem Projektteam eine Überprüfung durch, um sicherzustellen, dass alle Änderungen mit den Zielen und Einschränkungen der Stadt übereinstimmen.

b.      Externe Validierung: Beauftragen Sie externe Experten oder Berater aus den Bereichen Beschaffung, Recht und Technik, um die individuellen Anforderungen auf Machbarkeit, Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen.

c.      Zustimmung der Stakeholder: Präsentieren Sie das angepasste Dokument den wichtigsten Beteiligten, um abschließendes Feedback und die Genehmigung zu erhalten.

Schritt 3: Anpassungen abschließen und dokumentieren

a.      Feedback einbeziehen: Überarbeiten Sie das Dokument auf der Grundlage der Beiträge der Stakeholder.

b.      Sorgen Sie für Konsistenz: Überprüfen Sie, ob alle Abschnitte kohärent sind und mit den Gesamtzielen übereinstimmen.

c.      Dokumentänderungen: Führen Sie ein Protokoll aller Anpassungen und Begründungen zur späteren Bezugnahme.

1.     Checkliste der Empfehlungen

Beim Anpassen von Vorlagen ist es wichtig, bestimmte Empfehlungen zu befolgen, um Konsistenz, Genauigkeit und Übereinstimmung mit den Projektzielen zu gewährleisten. Diese Checkliste enthält ergänzende Überlegungen, die während des in Abschnitt 4 beschriebenen schrittweisen Anpassungsprozesses anzuwenden sind. Durch die Integration dieser Empfehlungen in jeden Schritt können ÖA die Qualität und Robustheit der technischen Spezifikationen verbessern.

1.     Compliance-Prüfung: Beachten Sie bei Änderungen die entsprechenden Richtlinien und Normen, um Konflikte mit bestehenden Vorschriften oder bewährten Verfahren zu vermeiden (weitere Informationen zum Rechtsrahmen finden Sie in der Richtlinie zum Rechtsrahmen für die öffentliche Auftragsvergabe in der EU).

2.      Kollaborativer Ansatz: Fördern Sie eine offene Kommunikation zwischen allen Beteiligten, um sicherzustellen, dass unterschiedliche Perspektiven berücksichtigt werden.

3.      Datenbasierte Entscheidungen: Nutzen Sie Daten und Nachweise, wie etwa historische Nutzungstrends oder Bedarfsprognosen, um Anpassungsentscheidungen zu treffen.

4.      Zukunftssicherheit: Beziehen Sie mögliche Änderungen der städtischen Bedürfnisse oder des technologischen Fortschritts ein und gewähren Sie Flexibilität in den Spezifikationen.

5.      Sicherstellung der Compliance: Stellen Sie sicher, dass alle Anpassungen den relevanten gesetzlichen, behördlichen und technischen Standards entsprechen.

Weitere Informationen zu Empfehlungen und Risiken bei der Verwendung der Vorlage finden Sie in der Richtlinie Kriterien und Überlegungen zur Verwendung der Vorlagen.

2.     Technische Spezifikationen und der Link zu den Bewertungskriterien

Da die technischen Spezifikationen die spezifischen Anforderungen, Standards und Erwartungen beschreiben, die das Produkt/die Dienstleistung erfüllen muss, dienen sie als Grundlage für die Bewertung der Qualität und Eignung der Angebote. Daher leiten sich die Bewertungskriterien direkt aus diesen Spezifikationen ab. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Angebote danach bewertet werden, inwieweit sie die in den technischen Unterlagen beschriebenen detaillierten Anforderungen erfüllen.

Wenn die technischen Spezifikationen beispielsweise bestimmte Leistungsstandards oder bestimmte Materialien vorschreiben, sollten die Bewertungskriterien auch die Einhaltung dieser Standards durch jedes Angebot berücksichtigen. Darüber hinaus sollten die Kriterien die Bedeutung der Einhaltung von Fristen, der Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und der Bereitstellung von Support nach der Lieferung, wie in den technischen Spezifikationen angegeben, widerspiegeln.

Je klarer und präziser die technischen Spezifikationen sind, desto objektiver und transparenter ist der Bewertungsprozess und trägt dazu bei, den am besten geeigneten Lieferanten oder Auftragnehmer für das Projekt zu finden. Dabei sollte eine nahtlose Verknüpfung zwischen den technischen Spezifikationen und den Bewertungskriterien sichergestellt werden, um einen fairen, präzisen und auf die Bedürfnisse und Ziele des Projekts abgestimmten Auswahlprozess zu gewährleisten.

Bitte beachten Sie, dass die Anpassung der technischen Spezifikationen ein iterativer Prozess sein kann. Feedback aus internen Prüfungen, externer Validierung oder Gespräche mit Stakeholdern können Anpassungen der Spezifikationen erforderlich machen. Dieser Prozess sollte flexibel gehandhabt werden, da Verfeinerungen und Überarbeitungen unerlässlich sind, um Spezifikationen zu erreichen, die den Projektzielen und den Erwartungen der Stakeholder entsprechen.

Die Ausschreibungsunterlagen enthalten zahlreiche Verweise auf die technischen Spezifikationen. Insbesondere der Abschnitt Bewertung und Vergabe steht in engem Zusammenhang mit den funktionalen und technischen Anforderungen. Daher müssen die öffentlichen Auftraggeber nach Abschluss dieses Abschnitts die Übereinstimmung beider Dokumente sicherstellen. Weitere Informationen zum Bewertungs- und Vergabeverfahren finden Sie in der Richtlinie Definition der Konditionalitäten, Vertragsgestaltung und Qualitätssicherung.