Interprétation et adaptation des caractéristiques techniques

1. Introduction

Les caractéristiques techniques (annexe 7 de chaque cahier des charges) élaborées pour les villes et les collectivités servent de modèles fondamentaux pour répondre aux exigences standard de divers cas d'utilisation. Ces documents sont volontairement adaptables et personnalisables afin de répondre aux besoins et aux priorités spécifiques de chaque ville. Le processus de personnalisation, notamment pour les sections relatives aux exigences fonctionnelles et techniques, nécessite une prise en compte attentive des objectifs spécifiques de chaque ville, des contraintes opérationnelles et des contributions des parties prenantes.

Étape par étape, ce Ligne directrice propose une procédure structurée pour aider les villes à adapter efficacement ces documents. Il décrit les étapes nécessaires, identifie les principaux acteurs à impliquer et propose des recommandations pratiques pour garantir que les spécifications résultantes soient conformes au contexte spécifique de la ville.

1.          Comprendre les caractéristiques techniques

Les caractéristiques techniques sont des exigences et des descriptions techniques détaillées qui définissent les caractéristiques, les performances et les méthodes d'exécution des biens, services ou travaux faisant l'objet du contrat. Ces spécifications sont essentielles afin de garantir que le fournisseur respecte les normes requises par les autorités contractantes (AC) ainsi que leurs besoins. Elles comprennent des informations telles que la fonctionnalité, la compatibilité, les exigences de performance, les méthodes de développement, les tests de qualité, les certifications et les niveaux de service. Elles constituent donc des références fondamentales pour expliquer les attentes de l'AC et vérifier que les propositions répondent à ces exigences. En général, les caractéristiques techniques sont fournies pour :

• Décrire le produit ou le service requis, en établissant ce qui doit être fourni ou exécuté.
• Assurer la qualité et la conformité, en garantissant que le produit ou le service répond à certaines normes de qualité et de sécurité.

2.          Évaluation des caractéristiques techniques de chaque communauté

Comprendre et évaluer les caractéristiques techniques proposées au regard des besoins spécifiques de la ville est essentiel à la réussite d'un projet. Suivez les étapes ci-dessous pour évaluer correctement les besoins de l'autorité compétente :

Étape 1 : Définir les objectifs et les priorités de la ville

1. Mettre en place l’équipe du projet : Former une équipe multidisciplinaire composée de représentants des services concernés (informatique, urbanisme, services publics, par exemple) et d’experts externes si nécessaire.
2. Identifier les objectifs clés : Définir ce que la ville souhaite réaliser grâce à la solution technique.
3. Hiérarchiser les besoins : Classer les objectifs identifiés en fonction de leur importance et de leur urgence.

Étape 2 : Examiner et analyser le modèle

1. Comprendre le document de base : Familiarisez l’équipe à la structure du modèle, dont les sections des exigences fonctionnelles et techniques.
2. Identifier les sections pertinentes : Mettre en évidence les sections les plus pertinentes par rapport aux objectifs de la ville.
3. Marquer les zones à personnaliser : Identifier les espaces réservés, les valeurs numériques ou d’autres éléments nécessitant des détails spécifiques à la ville (généralement des références en orange).

Étape 3 : Mener des consultations auprès des parties prenantes

1. Identifier les parties prenantes : Inclure les représentants suivants :
   • Administration de la ville : Décideurs et contrôleurs budgétaires.
   • Utilisateurs finaux : Les services ou les individus qui utiliseront ou bénéficieront de la solution.
   • Experts techniques : Équipes informatiques, intégrateurs de systèmes et consultants externes.
   • Autorités de régulation : Assurer le respect des réglementations locales, nationales et internationales.
2. Recueillir des commentaires : Organiser des ateliers, des enquêtes ou des entretiens pour recueillir des commentaires sur les exigences et les défis spécifiques à la ville.
3. Consolider les commentaires : Résumer les informations clés pour éclairer le processus de personnalisation.

Pour plus d'informations sur l'identification des besoins, consultez le Ligne directrice d'identification des besoins. Ce Ligne directrice constitue une étape préliminaire au processus d'adaptation des caractéristiques techniques décrit dans ce document. De plus, le Ligne directrice sur les critères et considérations relatifs à l'utilisation des modèles peut aider les autorités de certification à mieux gérer les risques et à prendre des décisions éclairées lors du processus de personnalisation des modèles.

3.          Adaptation des caractéristiques techniques

Comme les Lignes directrices sur l'utilisation des modèles et des lignes directrices l’indiquent, l'adaptation et la personnalisation des caractéristiques techniques au sein des modèles garantissent une utilisation claire et correcte des documents d'approvisionnement. Après la phase d'évaluation mentionnée ci-dessus, il est recommandé aux autorités contractantes de suivre les étapes ci-dessous pour adapter les caractéristiques techniques :

Étape 1 : Personnaliser les exigences fonctionnelles et techniques

1. Exigences fonctionnelles :
   • Traduisez les objectifs de la ville en exigences fonctionnelles spécifiques, et vous trouverez probablement des exigences fonctionnelles relatives adaptées à votre cas d'utilisation. Dans le cas contraire, vous devrez peut-être ajouter ou supprimer certaines exigences. Concernant les exigences fonctionnelles de l'IA/AA, consultez le Ligne directrice sur l'IA/AA.
2. Exigences techniques :
   • Spécifiez les paramètres techniques tels que l'architecture système, les normes d'interopérabilité et les besoins d'évolutivité. Pour les exigences techniques en matière d'IA/AA, consultez le Ligne directrice sur l'IA/AA.
   • Définir des résultats mesurables (le temps de réponse, l’exactitude des données, par exemple).
   • Ajustez les espaces réservés numériques (références en orange) pour refléter les données spécifiques à la ville.

Étape 2 : Valider les personnalisations

Les étapes suivantes présentent des recommandations que les autorités contractantes doivent prendre en compte lors de l'adaptation des caractéristiques techniques. Ces étapes ne sont ni prescriptives ni obligatoires ; leur ordre et leur inclusion doivent être déterminés en fonction du cas d'utilisation spécifique et des exigences spécifiques du projet. Les autorités contractantes sont encouragées à adapter ces pratiques afin de garantir leur adéquation avec le périmètre, les objectifs et les contraintes de leurs initiatives.

1. Examen interne : Effectuer un examen avec l’équipe du projet afin de garantir que toutes les modifications correspondent aux objectifs et aux contraintes de la ville.
2. Validation externe : Engagez des experts ou des consultants externes des services d’approvisionnement, juridiques et techniques pour valider les exigences personnalisées en termes de faisabilité, d’exactitude et d’exhaustivité.
3. Approbation des parties prenantes : Présentez le document personnalisé aux principales parties prenantes pour obtenir un retour final et une approbation.

Étape 3 : Finaliser et documenter les personnalisations

1. Intégrer les commentaires : Réviser le document en fonction des contributions des parties prenantes.
2. Assurer la cohérence : Vérifier que toutes les sections sont cohérentes et alignées avec les objectifs généraux.
3. Modifications du document : Conservez un enregistrement de toutes les personnalisations et de toutes les justifications pour référence ultérieure.

4.1.                    Liste de contrôle des recommandations

Lors de la personnalisation des modèles, il est important de suivre des recommandations spécifiques afin de garantir la cohérence, la précision et la cohérence avec les objectifs du projet. Cette liste de contrôle présente un ensemble de considérations complémentaires qui s'appliquent tout au long du processus de personnalisation étape par étape décrit à la section 4. En intégrant ces recommandations à chaque étape, les autorités de certification peuvent améliorer la qualité et la robustesse des caractéristiques techniques.

1.     Vérification de conformité : Lorsque vous apportez des modifications, reportez-vous aux directives et aux normes pertinentes pour éviter les conflits avec les réglementations existantes ou les meilleures pratiques (pour plus d'informations sur le cadre juridique, veuillez vous référer à la directive sur le cadre juridique des marchés publics de l'UE) ;

2.      Approche collaborative : Favoriser une communication ouverte entre toutes les parties prenantes afin de garantir que différentes perspectives soient prises en compte ;

3.      Décisions fondées sur les données : Utiliser des données et des preuves pour appuyer les choix de personnalisation, tels que l’historique des tendances d’utilisation ou les demandes projetées ;

4.      Préparer l'avenir : Anticiper les changements potentiels dans les besoins de la ville ou les avancées technologiques et intégrer la flexibilité aux spécifications ;

5.      Assurance de conformité : Assurez-vous que toutes les personnalisations respectent les normes juridiques, réglementaires et techniques pertinentes.

Pour plus d’informations sur les recommandations et les risques liés à l’utilisation du modèle, reportez-vous aux directives sur les critères et les considérations relatives à l’utilisation des modèles.

4.2.                    Caractéristiques techniques et lien vers les critères d'évaluation

Les caractéristiques techniques décrivant les exigences, les normes et les attentes spécifiques auxquelles le produit/service doit répondre, elles servent de base à l'évaluation de la qualité et de la pertinence des propositions. Par conséquent, les critères d'évaluation découlent directement de ces spécifications, et garantissent que les offres sont évaluées en fonction de leur conformité aux exigences détaillées décrites dans les documents techniques.

Par exemple, si les caractéristiques techniques exigent des normes de performance ou des matériaux spécifiques, les critères d'évaluation doivent stipuler le degré de conformité de chaque offre à ces normes. De plus, les critères doivent refléter l'importance du respect des délais, de la conformité aux règles de sécurité ou de l'assistance après livraison, comme l’indiquent les caractéristiques techniques.

Plus les caractéristiques techniques sont claires et précises, plus le processus d'évaluation sera objectif et transparent, et contribue ainsi à identifier le fournisseur ou l'entrepreneur le plus adapté au projet. Dans ce contexte, il est essentiel d'établir un lien étroit entre les caractéristiques techniques et les critères d'évaluation afin de garantir un processus de sélection équitable, précis et adapté aux besoins et aux objectifs du projet.

Veuillez noter que la personnalisation des caractéristiques techniques peut être un processus itératif. Les retours obtenus lors des revues internes, des validations externes ou des consultations des parties prenantes peuvent nécessiter des ajustements aux caractéristiques. Ce processus doit être abordé avec souplesse, sachant que l'affinement et la révision sont essentiels pour obtenir un ensemble de caractéristiques correspondant aux objectifs du projet et aux attentes des parties prenantes.

Le cahier des charges contient de nombreuses références aux caractéristiques techniques. Plus précisément, la section relative à l'évaluation et à l'attribution est étroitement liée aux exigences fonctionnelles et techniques. Par conséquent, après la finalisation de cette section, les autorités contractantes doivent garantir la conformité des deux documents. Pour plus d'informations sur le processus d'évaluation et d'attribution, consultez la ligne directrice sur la définition, contractualisation et assurance qualité des conditions posées.