Critères et considérations pour utiliser les modèles
| LIRE EN ANGLAIS | LIRE EN ALLEMAND |
La présente ligne directrice a pour but d’orienter chaque autorité contractante (AC) dans l’interprétation et l’utilisation correctes des modèles de marchés publics.
1. Considérations sur la portée des modèles
Les modèles sont des documents qui ont été conçus dans le cadre suivant :
1.1 Portée selon le thème
Les modèles couvrent les caractéristiques techniques et les cahiers des charges pour chaque objet de marché public recommandé dans les feuilles de route de numérisation reçues par les communautés engagées dans ce projet. Ces objets sont décrits dans le Guide de sélection des objets d’approvisionnement et modèles.
Les collectivités pourraient souhaiter acquérir des équipements urbains intelligents en dehors des marchés publics couverts par ce projet. Dans ce cas, il est important de préciser que ces équipements supplémentaires ne relèvent pas du champ d'application des modèles actuels.
1.2 Champ d'application juridique
Les modèles de marchés publics sont élaborés conformément à la législation européenne. Par conséquent, en ce qui concerne les cahiers des charges, ils conviennent aux marchés publics dépassant les seuils de l'UE. Les autorités contractantes sont invitées à personnaliser les modèles en y intégrant des informations sur leur législation nationale et adaptant leur contenu pour les utiliser aussi pour les procédures inférieures aux seuils. À cet effet, veuillez consulter les Lignes directrices sur comment utiliser les modèles et les lignes directrices.
1.3 Portée technique
Chaque modèle fournit une liste d'exigences techniques et fonctionnelles spécifiques à chaque objet du marché. En tous les cas, les autorités contractantes sont encouragées à examiner activement l'ensemble des exigences afin de les aligner sur les besoins spécifiques et l'écosystème technologique de la communauté. Par ailleurs, certaines exigences découlent de la législation numérique de l'UE. Des adaptations basées sur la mise en œuvre nationale pourraient donc être nécessaires.
2. Recommandations sur l'utilisation et l'intégration des modèles
Lors de l'utilisation des modèles, les autorités contractantes sont invitées à évaluer attentivement l’intégration des outils à leurs propres processus et pratiques d'approvisionnement. De plus, elles sont encouragées à adapter proactivement les caractéristiques techniques des documents d'appel d'offres afin de garantir l'adéquation et la compatibilité des produits et services acquis avec leur écosystème technologique, leur infrastructure et leurs solutions logicielles existantes. Il incombe donc aux autorités contractantes d'évaluer l'applicabilité des modèles et de personnaliser les documents afin de garantir une utilisation optimale. Elles doivent adapter ces supports à leur situation, à leurs besoins, à leurs procédures d'approvisionnement, à leur budget, etc.
2.1 Intégrer des modèles aux processus et aux pratiques des villes et des communautés
Pour intégrer efficacement les modèles dans les processus et les pratiques des villes et des collectivités, les autorités contractantes doivent effectuer certaines vérifications préliminaires dans le modèle de spécifications d'appel d'offres précisément et notamment :
vérifier la conformité des modèles aux procédures d’approvisionnement couramment utilisées par l’AC ;
examiner tous les modèles existants que la communauté peut utiliser et vérifier s’ils correspondent en termes de structure et de contenu au modèle fourni ;
vérifier s’il existe des directives ou des politiques établies en fonction des critères d’attribution et confirmer qu’elles sont conformes à celles proposées dans les modèles.
En plus des sujets mentionnés précédemment, les autorités contractantes doivent également adapter les modèles de spécifications d'appel d'offres aux sujets suivants :
le lieu de mise en œuvre la nature du contrat
le volume et la valeur du contrat
la durée du contrat
les options et les renouvellements
les révisions de prix
les caractéristiques techniques (fournies dans un document séparé)
2.2 Intégrer les modèles à l'écosystème technologique, aux cadres de référence, aux infrastructures et aux logiciels des villes et des collectivités
En utilisant les modèles de caractéristiques techniques, les autorités contractantes trouveront un ensemble d'exigences techniques et fonctionnelles prédéfinies destinées à guider l’approvisionnement des services et des produits recommandés dans leur feuille de route numérique. Cependant, ces exigences doivent être adaptées au contexte et aux besoins spécifiques de chaque ville ou communauté. À cette fin, les autorités contractantes doivent d'abord évaluer leur écosystème technologique actuel, dont les infrastructures, les logiciels, le matériel et les cadres de gestion des données existants, afin de déterminer si les exigences techniques des modèles sont compatibles avec leurs systèmes. Par ailleurs, certaines exigences découlent de la législation numérique européenne ; des adaptations basées sur la mise en œuvre nationale peuvent donc être nécessaires.
Au-delà des exigences techniques, les AC doivent également examiner et personnaliser les exigences fonctionnelles si nécessaire. Celles-ci décrivent les performances attendues du service ou du produit et les fonctionnalités attendues. Si les exigences fonctionnelles prédéfinies dans le modèle ne répondent pas pleinement aux besoins spécifiques de l'AC, elles doivent être personnalisées et adaptées.
Pour obtenir des conseils sur la manière de modifier les caractéristiques techniques dans les modèles, veuillez-vous référer à la ligne directrice sur l’interprétation et l’adaptation des caractéristiques techniques.
2.3. Recommandations pour atténuer les risques lors de l'utilisation des modèles
Lors de l'utilisation des modèles d’approvisionnement, les autorités contractantes peuvent faire face à des risques, notamment liés à la non-conformité de la législation nationale avec les directives européennes, à une mauvaise interprétation du contenu et des directives des modèles, à une personnalisation et à une traduction inadéquate. Voici une série de recommandations à l'intention des autorités contractantes lors de l'utilisation des modèles, afin de garantir l'atténuation des risques potentiels et leur utilisation adéquate :
Lors de l'adaptation des modèles à une loi nationale spécifique dans les sections concernées, les autorités contractantes doivent s'assurer que ces modèles sont conformes au droit européen (la directive 2014/24, les articles 57 et 58 de la directive mentionnée, etc. par exemple) et à sa transposition nationale relative.
Se référer au présent ensemble de directives afin d'éviter les situations suivantes : choisir un modèle qui ne correspond pas à l'objet réel de l'approvisionnement et/ou qui ne reflète pas le niveau de maturité numérique réel de la ville ; toute interprétation erronée possible du contenu du modèle ;
Les malentendus résultant d'une traduction potentiellement imprécise du modèle dans le cas où ces documents sont traduits dans d'autres langues de l'UE que l'anglais, l'allemand et le français constituent un autre risque habituel. Dans ce cas, les autorités contractantes doivent toujours tenir compte de l'écosystème spécifique pour lequel l'objet d’approvisionnement donné est requis et adapter le modèle d'approvisionnement correspondant en conséquence.
