Kriterien und Überlegungen zur Verwendung der Vorlagen

Der Zweck der vorliegenden Richtlinie besteht darin, jedem öffentlichen Auftraggeber (ÖA) eine Orientierung zur richtigen Interpretation und Nutzung der Beschaffungsvorlagen zu geben.
 

1. Überlegungen zum Umfang der Vorlagen 

Bei den Vorlagen handelt es sich um Dokumente, die im folgenden Umfang gestaltet wurden: 

1.1 Thematische Bandbreite 

Die Vorlagen umfassen die technischen Spezifikationen und Ausschreibungsunterlagen für jedes Beschaffungsobjekt, welches in den Digitalisierungs-Roadmaps der teilnehmenden Gemeinden empfohlen wird. Diese Objekte sind im Leitfaden Richtlinie zur Auswahl von Beschaffungsobjekten und Vorlagen beschrieben.

Kommunen möchten möglicherweise Smart-City-Artikel beschaffen, die nicht zu den Beschaffungsobjekten dieses Projekts gehören. In diesem Fall ist es wichtig klarzustellen, dass diese zusätzlichen Artikel nicht in den Geltungsbereich der aktuellen Vorlagen fallen. 

1.2 Geltungsbereich 

Die Vergabevorlagen wurden in Übereinstimmung mit EU-Recht entwickelt. Sie sind daher hinsichtlich der Ausschreibungsbedingungen für Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellen geeignet. Die ÖA können die Vorlagen anpassen, indem sie Informationen über ihre nationale Gesetzgebung einfügen und den Inhalt so anpassen, dass die Vorlage auch für Verfahren unterhalb der Schwellenwerte verwendet werden kann. Bitte beachten Sie hierzu die Richtlinie zur Verwendung von Vorlagen und Richtlinien. 

1.3 Technischer Umfang 

Jede Vorlage enthält eine Liste der technischen und funktionalen Anforderungen, die für jedes Beschaffungsobjekt spezifisch sind. Die ÖA werden in jedem Fall dazu angehalten, alle Anforderungen aktiv zu prüfen, um sie an die spezifischen Bedürfnisse und das technologische Ökosystem der Gemeinde anzupassen. Darüber hinaus ergeben sich einige der Anforderungen aus der digitalen Gesetzgebung auf EU-Ebene, sodass Anpassungen auf Grundlage der nationalen Umsetzung erforderlich sein können. 

2. Empfehlungen zur Verwendung und Integration der Vorlagen 

Bei der Verwendung der Vorlagen sollten die ÖA sorgfältig prüfen, wie sich diese Tools in ihre eigenen Beschaffungsprozesse und -praktiken integrieren lassen. Darüber hinaus sollten ÖA die technischen Spezifikationen in den Ausschreibungsunterlagen proaktiv anpassen, um sicherzustellen, dass die zu beschaffenden Produkte und Dienstleistungen mit ihrem bestehenden technologischen Ökosystem, ihrer Infrastruktur und ihren Softwarelösungen kompatibel sind. Es liegt daher in der Verantwortung der ÖA, die Anwendbarkeit der Vorlagen zu beurteilen und die Dokumente so anzupassen, dass diese korrekt verwendet werden können. Die ÖA sollten diese unterstützenden Dokumente an ihre spezifischen Umstände, Bedürfnisse, Beschaffungsprozesse, ihr Budget usw. anpassen. 

2.1 Integration von Vorlagen in die Prozesse und Praktiken von Städten und Gemeinden 

Um die Vorlagen wirksam in die Prozesse und Praktiken von Städten und Gemeinden zu integrieren, müssen die ÖA insbesondere in der Vorlage der Ausschreibungsbedingungen eine Reihe von Vorprüfungen durchführen:

• Überprüfen, ob die Vorlagen mit den vom ÖA üblicherweise verwendeten Beschaffungsprozessen übereinstimmen;
• Überprüfen aller vorhandenen Vorlagen, die die Kommune möglicherweise verwendet, und Prüfung, ob diese in Struktur und Inhalt mit der bereitgestellten Vorlage übereinstimmen;
• Überprüfen, ob es bereits Richtlinien oder Strategien für die Beschaffung und Kriterien gibt, und bestätigen, dass diese mit den in den Vorlagen vorgeschlagenen übereinstimmen.

Zusätzlich zu den oben genannten Themen sollten die ÖA die Vorlagen für Ausschreibungsbedingungen auch auf die folgenden Themen zuschneiden:

• der Erfüllungsort
• die Art des Vertrags
• das Volumen und der Wert des Auftrags
• die Vertragsdauer
• die Optionen und Erneuerungen
• die Preisrevisionen
• die technischen Spezifikationen (in einem separaten Dokument bereitgestellt) 

2.2 Integration der Vorlagen in das technologische Ökosystem, die Referenzrahmen, die Infrastrukturen und die Software von Städten und Gemeinden 

Bei der Verwendung der Vorlagen für technische Spezifikationen finden ÖA eine Reihe von vordefinierten technischen und funktionalen Anforderungen, die als Orientierung für die Beschaffung der in ihrer Digitalisierungs-Roadmap empfohlenen Dienstleistungen und Produkte dienen. Diese Anforderungen müssen jedoch an den spezifischen Kontext und die Bedürfnisse jeder Stadt oder Gemeinde angepasst werden. Um dies effektiv zu erreichen, sollten die ÖA zunächst ihr aktuelles technologisches Ökosystem, einschließlich der bestehenden Infrastruktur, Software, Hardware und Datenmanagement-Frameworks, bewerten, um festzustellen, ob die technischen Anforderungen in den Vorlagen mit ihren Systemen kompatibel sind. Darüber hinaus ergeben sich einige der Anforderungen aus der digitalen Gesetzgebung auf EU-Ebene, sodass Anpassungen je nach nationaler Umsetzung erforderlich sein können.

Neben den technischen Anforderungen sollten ÖA auch die funktionalen Anforderungen überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Diese beschreiben, wie die Dienstleistung oder das Produkt funktionieren soll und welche Fähigkeiten erwartet werden. Wenn die vordefinierten funktionalen Anforderungen in der Vorlage die spezifischen Bedürfnisse des ÖA nicht vollständig erfüllen, sollten diese angepasst und angepasst werden.

Hinweise zur Änderung der technischen Spezifikationen in den Vorlagen finden Sie in der Richtlinie zur Interpretation und Anpassung technischer Spezifikationen. 

2.3. Empfehlungen zur Risikominimierung bei der Verwendung der Vorlagen 

Die Verwendung der Beschaffungsvorlagen kann für ÖA mit Risiken verbunden sein, die unter anderem aus der Nichtübereinstimmung nationaler Rechtsvorschriften mit europäischen Richtlinien, aus der Fehlinterpretation von Vorlageninhalten und -richtlinien, aus unzureichenden Anpassungen oder aus mangelhaften Übersetzungen resultieren. Nachfolgend finden Sie eine Reihe von Empfehlungen, die öffentliche Auftraggeber bei der Verwendung der Vorlagen berücksichtigen sollten, um potenzielle Risiken zu minimieren und eine ordnungsgemäße Verwendung sicherzustellen:

• Bei der Anpassung von Vorlagen an ein bestimmtes nationales Recht in den entsprechenden Abschnitten sollten ÖA sicherstellen, dass diese mit dem EU-Recht (z. B. Richtlinie 2014/24, Artikel 57 und 58 der genannten Richtlinie usw.) und dessen jeweiliger nationaler Umsetzung übereinstimmen;
• Beachten Sie die vorliegenden Richtlinien, um Folgendes zu vermeiden: die Auswahl einer Vorlage, die nicht zum tatsächlichen Beschaffungsobjekt passt und/oder nicht den tatsächlichen digitalen Reifegrad der Stadt widerspiegelt, sowie mögliche Fehlinterpretationen des Vorlageninhalts;
• Ein weiteres häufiges Risiko besteht in Missverständnissen aufgrund einer möglicherweise ungenauen Übersetzung der Vorlage, falls diese Dokumente neben Englisch, Deutsch und Französisch auch in andere EU-Sprachen übersetzt werden. In diesem Fall müssen ÖA immer das spezifische Ökosystem berücksichtigen, für das das jeweilige Beschaffungsobjekt benötigt wird, und die zugehörige Beschaffungsvorlage entsprechend anpassen.