Informations sur la manière d'encourager la participation des PME

1. Introduction

Ce Ligne directrice fournit un cadre aux pouvoirs publics pour renforcer leur engagement auprès des acteurs du marché, en mettant l'accent sur la manière dont les villes et les collectivités peuvent favoriser une large participation aux activités d'approvisionnement. Il décrit des stratégies et des actions spécifiques visant à accroître l'accessibilité des fournisseurs diversifiés, en mettant l'accent sur les micro, petites et moyennes entreprises (MPME ou Micro, Small and Medium Enterprises, MSMEs) et les startups. Ces actions comprennent le développement de ressources numériques, la facilitation de la cartographie des fournisseurs et l'organisation de groupes de travail et d'événements favorisant une participation directe. Il aborde également les moyens de simplifier les exigences, de promouvoir la participation et d'établir des critères équitables et transparents pour évaluer les fournisseurs, garantissant ainsi l'inclusion et la concurrence dans le paysage des marchés publics.

2. Pourquoi la participation des MPME est-elle cruciale ?

Le rôle des marchés publics va au-delà du simple approvisionnement de biens et de services ; ils peuvent stimuler le développement économique local, favoriser l'innovation et nouer des partenariats solides entre secteurs. Ce Ligne directrice propose des stratégies concrètes aux villes et aux collectivités pour mobiliser efficacement un large éventail d'acteurs du marché, en accordant une attention particulière aux MPME (micro, petites et moyennes entreprises) et aux start-ups.

Impliquer un large éventail de fournisseurs favorise non seulement un environnement d'approvisionnement plus équitable et plus dynamique, mais contribue également à une économie plus innovante et résiliente. En rendant les processus d'approvisionnement plus accessibles aux petites et moyennes entreprises émergentes, les pouvoirs publics peuvent favoriser un marché où les PME et les startups sont en mesure de rivaliser, de collaborer et de se développer. Cette inclusion permet à ces entreprises d'acquérir une expérience et des ressources précieuses grâce aux marchés publics, ce qui les aide à développer leurs activités et à renforcer leur présence sur le marché.

3. Initiatives et stratégies d'approvisionnement

Cette section présente les initiatives d'approvisionnement visant à accroître l'engagement et la participation des divers acteurs du marché. Ces initiatives comprennent la cartographie des fournisseurs, la simplification des exigences, les événements de mobilisation du marché et les consultations préalables aux appels d'offres.

3.1.    Cartographie des fournisseurs

Afin de mieux comprendre le paysage des fournisseurs potentiels et de garantir une bonne publicité des opportunités d'approvisionnement, les pouvoirs publics peuvent développer un répertoire numérique des fournisseurs. Ce répertoire constitue une source d'informations accessible et actualisée sur les acteurs du marché, facilitant ainsi la capacité de cibler et de mobiliser des fournisseurs diversifiés.

Liste des dépôts numériques/fournisseurs : Les autorités peuvent mettre en place un processus d'inscription en ligne simple et convivial pour les fournisseurs. Les étapes doivent comprendre :

1. Inscription initiale grâce à un formulaire en ligne, obtenant des informations essentielles telles que la taille de l'entreprise, les domaines d'expertise et les coordonnées.
2. Procédures de vérification pour garantir la fiabilité et l’exactitude des informations des fournisseurs.
3. Options permettant aux fournisseurs de mettre à jour leurs profils selon les besoins.
    

Liste des PME enregistrées de l'Agence spatiale européenne

Formulaires d'inscription : Un modèle de formulaire d'inscription standardisé, comprenant des champs destinés aux coordonnées, aux qualifications, aux compétences et aux certifications, peut simplifier le processus. Le formulaire doit être simple et accessible, afin de répondre aux besoins des petites entreprises disposant de ressources administratives limitées.

Critères pour les notifications des appels d'offres à venir : Définir des critères pour informer les fournisseurs des appels d'offres à venir. Par exemple, les fournisseurs inscrits dans des catégories pertinentes (en fonction de mots-clés pertinents entre autres) peuvent recevoir des notifications anticipées, notamment pour les projets exigeant une expertise spécialisée. Les avis de préinformation (API) peuvent être utilisés pour alerter le marché à l'avance, et laisser aux fournisseurs potentiels le temps de se préparer pour soumettre des offres compétitives.
 

Le portail des codes PIN des marchés publics du gouvernement fédéral allemand

3.2 Stratégies de participation

Les pouvoirs publics jouent un rôle important pour garantir des conditions de concurrence équitables aux PME et aux startups. En structurant les opportunités de marchés publics accessibles aux petites entités, ils encouragent une participation plus importante et favorisent un environnement concurrentiel.

Les petites entreprises rencontrent souvent des difficultés lorsqu'elles soumissionnent dans le cadre de projets d'envergure, en raison de ressources limitées et d'un manque d'expérience en matière d'appels d'offres. Les pouvoirs publics peuvent y remédier grâce aux processus suivants :

• Division par lots plus petits : Dans la mesure du possible, divisez les projets importants en lots plus petits, plus faciles à gérer pour les MPME. Cette approche permet à ces entreprises de participer aux marchés publics sans être confrontées à une concurrence écrasante de la part de grandes entreprises. Les MPME manquent souvent de ressources financières ou de capacités pour soutenir des contrats importants. Les lots réduisent l'investissement requis, rendant la participation plus accessible. Par exemple, Rome a utilisé cinq petits lots dans son processus d’approvisionnement pour encourager la participation des PME en leur permettant de répondre à des appels d'offres indépendants. Chaque lot a été lancé en parallèle, représentant des appels d'offres indépendants, permettant aux fournisseurs de soumettre une offre pour un ou plusieurs lots. Grâce à cet appel d'offres en lots multiples, toutes les entreprises européennes et nationales inscrites sur leur plateforme ont eu la possibilité de participer au projet innovant de Centre des opérations de cybersécurité (Cyber Security Operations Center, C-SOC) par voie numérique. De fait, le lancement des cinq lots a permis une participation plus importante que d'habitude, tant des PME que des grands fournisseurs.

L'appel d'offres pour des lots multiples à Rome

• Créer des lignes directrices pour la collaboration au sein des consortiums : Pour permettre aux MPME et aux startups de participer à des projets d'approvisionnement de plus grande envergure, les pouvoirs publics peuvent soutenir la création de consortiums, permettant ainsi aux petites entreprises de combiner leurs ressources et leur expertise. En formant des consortiums, les MPME et les startups peuvent renforcer leur position concurrentielle et collaborer efficacement pour répondre aux exigences des projets généralement adaptées aux grandes entreprises. Les lignes directrices encouragent les consortiums à définir clairement les rôles et responsabilités de chaque membre, un partenaire est désigné comme responsable de la coordination et de la communication du projet. De plus, ces lignes directrices recommandent l'établissement d'un cadre contractuel couvrant des éléments essentiels tels que les responsabilités, la propriété intellectuelle et le règlement des litiges. Les pouvoirs publics peuvent également soutenir la formation de consortiums en organisant des ateliers de constitution de consortiums et en offrant une assistance administrative pour faciliter l'entrée des MPME et des startups dans des projets de plus grande envergure.
• Accord-cadre : Les accords-cadres conçus pour les startups et les MPME simplifient les approvisionnements en permettant aux entreprises de se soumettre à un processus de qualification préalable unique, ce qui les rend éligibles pour de multiples opportunités sans appel d'offres répété. Ces accords-cadres couvrent souvent plusieurs années et proposent des projets récurrents sur appel d'offres que les petites entreprises peuvent mener au sein d'un pool établi. Par la suite, pour chaque besoin spécifique, des contrats d'application seront stipulés dans l'accord-cadre. Grâce à une structure flexible, ils divisent les projets de grande envergure en lots plus petits et gérables, permettant aux MPME de sélectionner des tâches adaptées à leurs ressources. Des conditions prédéfinies de prix, de qualité et de livraison réduisent les incertitudes, tandis que des dispositifs d'accompagnement, tels que des sessions de formation ou des mécanismes de retour d'information, aident les MPME à renforcer leurs capacités, créant ainsi un parcours d'approvisionnement stable et axé sur la croissance.
   

3.3 Simplification des exigences

La complexité des exigences peut constituer un obstacle majeur pour les petites entreprises. Simplifier la documentation et rendre les processus plus accessibles permet de garantir que les petits acteurs du marché ne soient pas découragés de participer.

• Documentation simplifiée : Réduire la quantité de documents requis et clarifier les exigences relatives à la candidature est une mesure concrète pour rendre le processus plus accessible. Cela pourrait inclure des modèles ne contenant que les informations essentielles et des instructions concises et faciles à comprendre, ou l'utilisation du document unique de marché européen (DUME ou European Single Procurement Document, ESPD) e-CERTIS.
• Documentation d'appel d'offres claire et concise : Rédiger des documents d'appel d'offres clairs et sans jargon inutile. Proposer des exemples de modèles ou de brèves explications des documents clés pour aider les fournisseurs à comprendre les besoins sans nécessiter de support administratif important.

3.4 Analyse de marché et développement communautaire

Pour garantir leur pertinence et leur inclusivité, les autorités publiques doivent s’engager activement auprès du marché et de la communauté, en organisant des événements et des consultations dont le but est de renforcer les relations avec les fournisseurs.

Créer une communauté participative grâce à des événements permet aux pouvoirs publics d'interagir directement avec le marché des fournisseurs, favorisant ainsi la transparence, la collaboration et l'adéquation entre les objectifs d'approvisionnement et les capacités du marché. Des événements tels que des groupes de travail, des séminaires, des séances de présentation et des sessions de codage communautaire offrent aux entités publiques des occasions précieuses de communiquer leurs besoins, tandis que les fournisseurs découvrent les processus et les attentes en matière d'approvisionnement. Différents types d'événements répondent à des objectifs d'engagement variés :

• Groupes de travail, séminaires, dialogues : Ces sessions peuvent être pédagogiques et visent à familiariser les fournisseurs avec les exigences, les processus et les bonnes pratiques en matière d'approvisionnement, telles que les normes d'approvisionnement responsable. Elles permettent aux MPME de comprendre les critères d'éligibilité, de consulter les documents d'appel d'offres et de clarifier les procédures administratives. Elles peuvent inclure des consultations préliminaires ou des consultations publiques.
• Événements de liés aux pratiques commerciales (pitching) : Ces événements offrent aux fournisseurs une plateforme pour présenter leurs produits ou services innovants, favorisant ainsi la créativité et la compétitivité. Ils sont particulièrement bénéfiques pour les startups, car ils offrent un canal direct pour présenter des solutions et explorer des partenariats potentiels avec des organismes publics.
• Défis, hackathons et événements de codage communautaire (sessions « codes pour… », par exemple) : Les hackathons et les événements de codage favorisent la collaboration face aux défis numériques ou technologiques et permettent de trouver rapidement des solutions créatives à des enjeux publics spécifiques. Ces formats encouragent la résolution de problèmes et le réseautage, offrant aux talents locaux l'occasion de jouir des opportunités d'approvisionnement tout en acquérant une visibilité et une expérience.
   

Développement communautaire du projet Space4Cities  Les projets Space4Cities rassemblent des fournisseurs de solutions numériques innovantes pour les municipalités et autres organisations aux niveaux local, régional et européen. La communauté se développe grâce à des défis, des questions-réponses, des rencontres et des consultations ouvertes.

• Programme de startup en résidence : Un programme « Startup in Residence » permet aux pouvoirs publics de devenir les premiers clients de solutions innovantes développées par des startups. Grâce à ce programme, les startups collaborent directement avec les agences gouvernementales pour co-créer des solutions répondant à des enjeux spécifiques du secteur public, avec l'objectif que ces solutions soient mises en œuvre au sein même de l'administration. Les fonctionnaires offrent un mentorat et un soutien, aidant les startups à peaufiner et à tester leurs offres dans un réel contexte. Cette approche facilite non seulement l'entrée sur le marché des startups, mais permet également à l'administration d'adopter des solutions innovantes adaptées à ses besoins et de bâtir une communauté de startups autour d'elles.. 

La startup néerlandaise en résidence

Pour garantir l'efficacité des événements, les autorités doivent définir des objectifs clairs, adapter les activités aux besoins des MPME et des startups, et proposer des formats structurés favorisant la participation. Les objectifs brassent l’écoute de retours aux exigences des appels d'offres en groupes de travail jusqu’au l'identification de solutions innovantes lors de séances de pitching. Les événements doivent être accessibles aux petits fournisseurs et répondre à leurs défis spécifiques grâce à des supports et des séances d'information simplifiés. L'intégration d'opportunités de réseautage et de retours d'expérience permet aux MPME et aux startups d'entrer en contact avec les autorités publiques et d'acquérir des connaissances, les aidant à maîtriser les processus d'approvisionnement et à préparer des offres plus solides.

4. Critères d'évaluation des fournisseurs

Afin de promouvoir un processus d'approvisionnement équitable et inclusif, les autorités peuvent définir des critères d'attribution des fournisseurs (si l'AC décide d'appliquer les critères d'attribution MEAT) qui valorisent les contributions des MPME et des startups, tout en mettant l'accent sur la qualité, le potentiel d'innovation et l'impact local. Voici quelques exemples de ces critères :

• Potentiel d’innovation : Reconnaître les solutions techniques innovantes ou les approches créatives de la startup. Par exemple, une PME en technologie qui propose un outil d'analyse prédictive pour optimiser l'allocation des ressources promeut l'innovation en fonction de la nouveauté de l'outil et de son applicabilité à des besoins gouvernementaux spécifiques.
• Capacité technique et qualité : Évaluer la faisabilité et la capacité de la solution à relever le défi du gouvernement. Par exemple, une solution s'intégrant parfaitement aux systèmes gouvernementaux existants et offrant des mesures de sécurité des données robustes obtiendrait un bon score en termes de capacités techniques.
• Impact sur la communauté locale : Accordez des points supplémentaires aux startups et aux PME qui démontrent un impact local ou régional. Une petite entreprise proposant des solutions d'emballage durables soutenant la chaîne d'approvisionnement locale peut bénéficier d'une attention particulière pour sa contribution à la croissance économique locale par exemple.
• Points pour l'implication des MPME :Attribuer des points supplémentaires aux offres menées par des MPME ou en partenariat avec de grandes entreprises. Cela encourage les coentreprises et les consortiums où les startups peuvent apporter leurs idées innovantes et leur expertise à des projets plus importants et plus gourmands en ressources.
• Durabilité et objectifs sociaux : Aligner les critères d'évaluation sur des objectifs de plus grande ampleur tels que la durabilité environnementale, la création d'emplois locaux ou l'impact social. Par exemple, les MPME axées sur les technologies vertes ou celles qui créent des emplois dans les communautés défavorisées pourraient obtenir des notes plus élevées pour leur contribution aux objectifs de durabilité à long terme.

Concernant les exigences financières lors de la phase de sélection 

• Flexibilité dans les exigences financières : Dans la mesure du possible, évaluer les MPME en fonction de leur potentiel de croissance, de leur évolutivité et de leurs contributions innovantes plutôt que de leur capacité strictement financière. Par exemple, les startups proposant des technologies disruptives peuvent ne pas avoir d'historique financier significatif, mais présenter une forte valeur pour l’avenir. Ajuster les seuils financiers ou proposer des critères d'évaluation flexibles peut rendre les marchés publics plus inclusifs. Par exemple, proposer à des consortiums de MPME de répondre conjointement à des exigences financières (ou techniques).
• Mécanismes de rétroaction : Offrir un retour d'information précis et exploitable aux PME et aux startups non retenues. Par exemple, ce retour d'information peut mettre en évidence les points à améliorer en termes de clarté des propositions et de respect des exigences techniques, permettant ainsi aux PME de peaufiner leurs futures soumissions.

5. Conclusions

Cette ligne directrice a mis en évidence comment les marchés publics peuvent aller au-delà du simple approvisionnement de biens et de services et soutenir activement la croissance économique et l'innovation en mobilisant un large éventail d'acteurs du marché, notamment les PME et les startups. En mettant en œuvre des stratégies telles que la cartographie des fournisseurs, des accords-cadres, des exigences simplifiées et des événements communautaires interactifs, les pouvoirs publics peuvent rendre les marchés publics plus accessibles, plus équitables et plus favorables aux petites entreprises. Ces pratiques permettent aux PME et aux startups d'apporter des idées nouvelles, une grande agilité et une solide expertise aux projets publics, les aidant ainsi à se développer et à contribuer significativement à l'économie locale.

Les critères d'attribution décrits ici favorisent également l'inclusion en reconnaissant les atouts des petits fournisseurs et en mettant l'accent sur l'impact local et le développement durable. En suivant ces lignes directrices, les pouvoirs publics peuvent créer un processus d'approvisionnement qui valorise la diversité, encourage l'innovation et établit des partenariats solides. Ce faisant, l'approvisionnement devient un outil permettant non seulement de répondre aux besoins du secteur public, mais aussi de bâtir une communauté d'entreprises dynamique et connectée, contribuant ainsi à une économie plus forte et plus résiliente.