Informationen zur Förderung der Teilnahme von KMU

1. Einführung

Dieser Leitfaden bietet Behörden einen Rahmen für eine engere Zusammenarbeit mit Markt-teilnehmern. Er konzentriert sich insbesondere darauf, wie Städte und Gemeinden eine viel-fältigere Beteiligung an Beschaffungsaktivitäten fördern können. Das Dokument beschreibt konkrete Strategien und Maßnahmen zur Verbesserung der Zugänglichkeit für verschiedene Lieferanten, mit besonderem Schwerpunkt auf KKMU (Kleinst-, Klein- und Mittelunterneh-men) und Start-ups. Zu den Aktivitäten gehören die Entwicklung digitaler Ressourcen, Erstel-lung eines Lieferantenverzeichnisses sowie die Organisation von Arbeitsgruppen und Veran-staltungen zur direkten Beteiligung. Darüber hinaus werden Möglichkeiten zur Vereinfachung der Anforderungen, zur Förderung der Teilnahme und zur Festlegung fairer und transparen-ter Kriterien für die Lieferantenbewertung aufgezeigt, um Inklusivität und Wettbewerb im Beschaffungswesen zu gewährleisten

2. Warum die Einbindung von KKMU wichtig ist

Die Rolle der öffentlichen Beschaffung geht über den bloßen Erwerb von Waren und Dienst-leistungen hinaus; sie kann die lokale Wirtschaftsentwicklung vorantreiben, Innovationen fördern und stabile branchenübergreifende Partnerschaften aufbauen. Dieser Leitfaden bie-tet Städten und Gemeinden praktikable Strategien, um eine Vielzahl von Marktteilnehmern effektiv einzubinden, mit besonderem Augenmerk auf KKMU und Start-ups.

Die Einbindung eines breiten Lieferantenspektrums fördert nicht nur ein faireres und dyna-mischeres Beschaffungsumfeld, sondern trägt auch zu einer innovativeren und widerstands-fähigeren Wirtschaft bei. Indem sie Beschaffungsprozesse für kleinere und aufstrebende Un-ternehmen zugänglicher machen, können Behörden einen Markt schaffen, auf dem KMU und Start-ups konkurrieren, zusammenarbeiten und wachsen können. Diese Inklusivität ermög-licht es diesen Unternehmen, durch öffentliche Aufträge wertvolle Erfahrungen und Ressour-cen zu sammeln, ihre Geschäftstätigkeit zu skalieren und ihre Marktpräsenz zu stärken.

3. Beschaffungsinitiativen und -strategien

Dieser Abschnitt stellt Beschaffungsinitiativen vor, die das Engagement und die Beteiligung verschiedener Marktteilnehmer stärken sollen. Diese Initiativen umfassen Lieferantenver-zeichnisse, vereinfachte Anforderungen, Veranstaltungen zur Markteinbindung und Konsul-tationen vor Ausschreibungen.

3.1 Lieferantenverzeichnis

Um einen besseren Überblick über das Angebot potenzieller Lieferanten zu erhalten und si-cherzustellen, dass Auftragsmöglichkeiten umfassend bekannt gemacht werden, können Be-hörden ein digitales Lieferantenverzeichnis erstellen. Dieses Verzeichnis dient als zugängliche und aktuelle Informationsquelle über verfügbare Marktteilnehmer und erleichtert die geziel-te Ansprache und Einbeziehung verschiedener Lieferanten.

Digitales Archiv/Lieferantenliste: Die Behörden könnten ein einfaches und benutzerfreundli-ches Online-Registrierungsverfahren für Lieferanten einrichten. Die Schritte sollten Folgendes umfassen:

1. Erstregistrierung über ein Online-Formular, in dem wichtige Informationen wie Un-ternehmensgröße, Fachgebiete und Kontaktdaten erfasst werden.
2. Überprüfungsverfahren zur Gewährleistung der Zuverlässigkeit und Genauigkeit der Lieferanteninformationen.
3. Optionen für Lieferanten, ihre Profile nach Bedarf zu aktualisieren.

Liste der registrierten KMU der Europäischen Weltraumorganisation

Anmeldeformulare: Ein standardisiertes Registrierungsformular mit Feldern für Kontaktin-formationen, Qualifikationen, Fähigkeiten und Zertifizierungen kann den Prozess vereinfa-chen. Das Formular sollte einfach und leicht verständlich sein und dem Bedarf kleinerer Un-ternehmen mit möglicherweise begrenzten Verwaltungsressourcen gerecht werden.

Kriterien für die Bekanntmachung bevorstehender Ausschreibungen: Legen Sie Kriterien für die Benachrichtigung von Lieferanten über bevorstehende Ausschreibungen fest. Beispiels-weise können Lieferanten, die in relevanten Kategorien (z. B. anhand relevanter Schlüssel-wörter) registriert sind, frühzeitig benachrichtigt werden, insbesondere bei Projekten, die spezielles Fachwissen erfordern. Vorabinformationen (PIN) können genutzt werden, um den Markt frühzeitig zu informieren und potenziellen Lieferanten ausreichend Zeit für die Einrei-chung wettbewerbsfähiger Angebote zu geben. 
 

Das PIN-Portal (Vorabinformation) der deutschen Bundesregierung

3.2 Strategien für die inklusive Teilnahme

Die öffentliche Hand spielt eine wichtige Rolle bei der Schaffung gleicher Wettbewerbsbedin-gungen für KKMU und Start-ups. Indem sie Beschaffungsmöglichkeiten so gestalten, dass sie auch für kleinere Unternehmen zugänglich sind, fördern sie eine breitere Beteiligung und ein wettbewerbsorientiertes Umfeld.

Kleinere Unternehmen stehen bei der Angebotsabgabe für Großprojekte oft vor Herausfor-derungen aufgrund begrenzter Ressourcen und mangelnder Erfahrung im Vergabeverfahren. Behörden können diesem Problem begegnen, indem sie:

• In kleinere Lose aufteilen: Größere Projekte sollten nach Möglichkeit in kleinere Lose auf-geteilt werden, da dies für KKMU leichter zu bewältigen ist. Dieser Ansatz ermöglicht die-sen Unternehmen die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen, ohne der erdrücken-den Konkurrenz größerer Unternehmen ausgesetzt zu sein. KKMU verfügen häufig nicht über die finanziellen Mittel oder die Kapazität, um Großaufträge zu übernehmen. Lose reduzieren den erforderlichen Investitionsumfang und erleichtern so die Teilnahme. Die Stadt Rom nutzte beispielsweise fünf kleine Lose in ihrem Vergabeverfahren, um KMU zur Teilnahme zu ermutigen, indem sie ihnen die Teilnahme an unabhängigen Ausschreibun-gen ermöglichte. Jedes Los wurde parallel ausgeschrieben und stellte eine unabhängige Ausschreibung dar, sodass Bieter ein Angebot für ein oder mehrere Lose abgeben konn-ten. Dank der Ausschreibung mehrerer Lose hatten alle auf ihrer Plattform registrierten europäischen und nationalen Unternehmen die Möglichkeit, digital am innovativen Pro-jekt Cyber Security Operations Center (C-SOC) teilzunehmen. Tatsächlich ermöglichte die Einführung von fünf Losen eine überdurchschnittlich hohe Beteiligung sowohl von KMU als auch von großen Anbietern.
   

Roms Ausschreibung mehrerer Lose

• Richtlinien für die Zusammenarbeit in Konsortien erstellen: Um KKMU und Start-ups die Teilnahme an größeren Beschaffungsprojekten zu ermöglichen, können Behörden die Bil-dung von Konsortien fördern. Auf diese Weise können kleinere Unternehmen Ressourcen und Fachwissen bündeln. Durch die Bildung von Konsortien stärken KKMU und Start-ups ihre Wettbewerbsposition und können effektiv zusammenarbeiten, um die Projektanfor-derungen zu erfüllen, die typischerweise für größere Unternehmen gelten. Die Leitlinien ermutigen Konsortien, die Rollen und Verantwortlichkeiten aller Mitglieder klar zu defi-nieren, wobei ein Partner die Projektkoordination und -Kommunikation übernimmt. Dar-über hinaus empfehlen die Leitlinien die Schaffung eines vertraglichen Rahmens, der we-sentliche Elemente wie Verantwortlichkeiten, geistiges Eigentum und Streitbeilegung ab-deckt. Behörden können die Bildung von Konsortien zusätzlich unterstützen, indem sie Workshops zum Aufbau von Konsortien organisieren und administrative Unterstützung anbieten, um KKMU und Start-ups den Einstieg in größere Projekte zu erleichtern.
• Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarungen für Start-ups und KKMU vereinfachen die Beschaffung, indem sie es Unternehmen ermöglichen, sich durch ein einmaliges Vorquali-fizierungsverfahren für mehrere Aufträge zu qualifizieren, ohne erneut bieten zu müssen. Diese Rahmenvereinbarungen laufen oft über mehrere Jahre und bieten wiederkehrende abrufbare Projekte, die von kleineren Unternehmen innerhalb eines etablierten Pools bearbeitet werden können. Anschließend werden für jeden spezifischen Bedarf Bewer-berverträge innerhalb des Rahmenvertrags abgeschlossen. Durch die flexible Struktur werden größere Projekte in kleinere, überschaubare Lose aufgeteilt, sodass KKMU Aufga-ben auswählen können, die ihren Ressourcen entsprechen. Festgelegte Bedingungen für Preis, Qualität und Lieferung reduzieren Unsicherheiten, während Unterstützungsleistun-gen – wie Schulungen oder Feedback-Mechanismen – KKMU beim Kapazitätsaufbau un-terstützen und so einen stabilen und wachstumsorientierten Beschaffungspfad schaffen.
   

3.3 Vereinfachung der Anforderungen

Komplexe Anforderungen können für kleinere Unternehmen eine erhebliche Hürde darstel-len. Eine vereinfachte Dokumentation und leichter zugängliche Prozesse tragen dazu bei, dass kleinere Marktteilnehmer nicht von der Teilnahme abgeschreckt werden.

• Vereinfachte Dokumentation: Die Reduzierung der erforderlichen Unterlagen und die Klarstellung der Antragsvoraussetzungen sind ein praktischer Schritt, um den Prozess zugänglicher zu gestalten. Dies könnte beispielsweise durch die Verwendung von Vorla-gen, die nur die wesentlichen Informationen und kurze, leicht verständliche Anweisun-gen enthalten, oder durch die Verwendung von e-CERTIS bzw. der Einheitlichen Europä-ischen Eigenerklärung (EEE), erreicht werden.
• Klare und prägnante Ausschreibungsunterlagen: Erstellen Sie verständliche Ausschrei-bungsunterlagen und vermeiden Sie unnötigen Fachjargon. Stellen Sie Beispielvorlagen oder kurze Erläuterungen zu wichtigen Dokumenten zur Verfügung, damit Lieferanten auch ohne umfangreiche administrative Unterstützung verstehen, was benötigt wird.

3.4 Marktanalyse und Entwicklung der Kommune

Um Relevanz und Inklusivität zu wahren, sollten sich öffentliche Behörden aktiv mit dem Markt und der Gemeinde auseinandersetzen und Veranstaltungen und Konsultationen orga-nisieren, um engere Beziehungen zu den Lieferanten aufzubauen.

Der Aufbau einer partizipativen Gemeinschaft durch Veranstaltungen hilft Behörden, direkt mit dem Lieferantenmarkt in Kontakt zu treten und fördert Transparenz, Zusammenarbeit und die Abstimmung zwischen Beschaffungszielen und Marktpotenzialen. Veranstaltungen wie Arbeitsgruppen, Seminare, Pitching-Sessions und Community-Coding-Events bieten öf-fentlichen Einrichtungen wertvolle Gelegenheiten, ihren Bedarf zu kommunizieren, während Lieferanten Einblicke in Beschaffungsprozesse und -erwartungen erhalten. Verschiedene Ar-ten von Veranstaltungen dienen unterschiedlichen Zielen:

• Arbeitsgruppen, Seminare, Dialoge: Diese Schulungen können lehrreich sein und darauf abzielen, Lieferanten mit Beschaffungsanforderungen, -prozessen und Best Practices, wie beispielsweise nachhaltigen Beschaffungsstandards, vertraut zu machen. Sie versetzen KKMU in die Lage, Eignungskriterien zu verstehen, Ausschreibungsunterlagen zu prüfen und administrative Abläufe abzuklären. Dazu können Erstberatungen oder offene Markt-konsultationen gehören.
• Pitching-Veranstaltungen: Diese Veranstaltungen bieten Lieferanten eine Plattform, um ihre innovativen Produkte oder Dienstleistungen zu präsentieren und so Kreativität und Wettbewerb zu fördern. Sie sind besonders für Start-ups von Vorteil, da sie einen direk-ten Kanal zur Präsentation von Lösungen und zur Erkundung potenzieller Partnerschaften mit öffentlichen Einrichtungen bieten.
• Wettbewerbe, Hackathons und Community-Coding-Events (z. B. „Codes für …“-Sessions): Hackathons und Coding-Events ermöglichen die Zusammenarbeit an digitalen oder tech-nischen Herausforderungen und sind hilfreich, um schnelle, kreative Lösungen für spezifi-sche öffentliche Herausforderungen zu finden. Diese Formate fördern die Problemlösung und Vernetzung und bieten lokalen Talenten die Möglichkeit, potentielle Ausschreibun-gen zu gewinnen und gleichzeitig Sichtbarkeit und Erfahrung zu gewinnen.
   

Die Entwicklung von Kommunen durch das Space4Cities-Projekt Die Space4Cities-Projekte bringen innovative Anbieter digitaler Lösungen für Kommunen und an-dere Organisationen auf lokaler, regionaler und EU-Ebene zusammen. Die Community wird durch Wettbewerbe, Fragen & Antworten, Matchmaking und offene Marktkonsultationen aufgebaut.

• Startup-in-Residence-Programm: Ein „Startup in Residence“-Programm ermöglicht es Be-hörden, Erstkunden für innovative Lösungen von Start-ups zu werden. Im Rahmen dieses Programms arbeiten Start-ups direkt mit Behörden zusammen, um gemeinsam Lösungen für spezifische Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu entwickeln. Ziel ist es, diese Lösungen anschließend in der Regierungsverwaltung selbst zu implementieren. Beamte stehen als Mentoren und Unterstützer zur Seite und helfen Start-ups, ihre Angebote in der Praxis zu verfeinern und zu testen. Dieser Ansatz erleichtert Start-ups nicht nur den Markteintritt, sondern ermöglicht es der Regierungsverwaltung auch, innovative, auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösungen zu implementieren und eine Start-up-Community um sich herum aufzubauen. 

Das niederländische Startup in Residence

Um wirksame Veranstaltungen durchzuführen, sollten Behörden klare Ziele festlegen, die Ak-tivitäten auf die Bedürfnisse von KKMU und Start-ups zuschneiden und strukturierte Formate bereitstellen, die die Beteiligung fördern. Die Ziele können von der Einholung von Feedback zu Ausschreibungsanforderungen in Arbeitsgruppen bis hin zur Entwicklung innovativer Lö-sungen in Pitching-Sessions reichen. Die Veranstaltungen sollten auch für kleinere Anbieter zugänglich sein und deren besondere Herausforderungen durch vereinfachte Materialien und Briefings adressieren. Durch die Einbindung von Networking- und Feedback-Möglichkeiten können KKMU und Start-ups mit Behörden in Kontakt treten und Einblicke gewinnen, die ihnen helfen, Beschaffungsprozesse zu steuern und überzeugendere Angebote vorzubereiten.

4. Kriterien zur Bewertung von Lieferanten

Um einen fairen und inklusiven Beschaffungsprozess zu fördern, können Behörden Zu-schlagskriterien für Lieferanten entwickeln (falls sich der ÖA für die MEAT-Zuschlagskriterien entscheidet), die den Beitrag von KKMU und Start-ups wertschätzen und dabei Qualität, In-novationspotenzial und lokale Auswirkungen in den Mittelpunkt stellen. Beispiele für solche Zuschlagskriterien sind:

• Innovationspotenzial: Anerkennung von innovativen technischen Lösungen oder kreati-ven Ansätzen des Start-ups. Beispielsweise könnte ein technologiebasiertes KKMU, das ein prädiktives Analysetool zur Optimierung der Ressourcenzuweisung anbietet, auf-grund der Neuartigkeit und Anwendbarkeit des Tools auf spezifische staatliche Bedürf-nisse Pluspunkte für Innovation sammeln.
• Technische Leistungsfähigkeit und Qualität: Bewertung der Durchführbarkeit und Quali-tät der Lösung im Hinblick auf die Herausforderungen der öffentlichen Verwaltung. Bei-spielsweise würde eine Lösung, die sich nahtlos in bestehende Regierungssysteme integ-rieren lässt und robuste Datensicherheitsmaßnahmen bietet, hinsichtlich der techni-schen Leistungsfähigkeit gut abschneiden.
• Auswirkungen auf die lokale Gemeinschaft: Pluspunkte für Start-ups und KKMU, die lo-kale oder regionale Auswirkungen erzielen. Ein kleines Unternehmen, das beispielsweise nachhaltige Verpackungslösungen anbietet, die die lokale Lieferkette unterstützen, könnte für die Förderung des lokalen Wirtschaftswachstums positiv bewertet werden.
• Punkte für die Beteiligung von KKMU: Pluspunkte für Angebote, die von KKMU oder in Partnerschaft mit größeren Unternehmen durchgeführt werden. Dies fördert Joint Ven-tures und Konsortien, in denen Start-ups innovative Ideen und Fachwissen zu größeren, ressourcenintensiveren Projekten beitragen können.
• Nachhaltigkeit und soziale Ziele: Ausrichtung der Bewertungskriterien auf übergeordne-te Ziele wie ökologische Nachhaltigkeit, der Schaffung lokaler Arbeitsplätze oder soziale Auswirkungen. Beispielsweise könnten KKMU, die sich auf grüne Technologien konzent-rieren oder Arbeitsplätze in unterversorgten Gemeinden schaffen, höhere Bewertungen für ihren Beitrag zu langfristigen Nachhaltigkeitszielen erhalten.

Bezüglich der finanziellen Anforderungen während der Auswahlphase: 

• Flexibilität im Finanzbedarf: Bewertung von KKMU nach Möglichkeit anhand ihres Wachstumspotenzials, ihrer Skalierbarkeit und ihres Beitrags zur Innovation und nicht nur anhand ihrer finanziellen Leistungsfähigkeit. Beispielsweise verfügen Start-ups, die bahnbrechende Technologien anbieten, möglicherweise über keine nennenswerte finan-zielle Vergangenheit, weisen aber einen hohen zukünftigen Wert auf. Die Anpassung fi-nanzieller Schwellenwerte oder flexible Bewertungskriterien können die Beschaffung in-klusiver gestalten. Beispielsweise können KKMU-Konsortien angeboten werden, um ge-meinsam finanzielle (oder technische) Anforderungen zu erfüllen.
• Feedback-Mechanismen: Konkretes, umsetzbares Feedback an erfolglose KKMU und Start-up-Bieter. Das Feedback kann beispielsweise Verbesserungspotenziale bei der Ver-ständlichkeit der Angebote und der Erfüllung von technischen Anforderungen aufzeigen, sodass KKMU künftige Angebote optimieren können.
   

5. Schlussfolgerungen

Diese Richtlinie hat gezeigt, wie öffentliche Beschaffung über den bloßen Einkauf von Waren und Dienstleistungen hinausgehen und durch die Einbeziehung einer Vielzahl von Marktteil-nehmern, insbesondere von KKMU und Start-ups, aktiv Wirtschaftswachstum und Innovation fördern kann. Durch die Umsetzung von Strategien wie Lieferantenverzeichnissen, Rahmen-vereinbarungen, vereinfachten Anforderungen und interaktiven Community-Veranstaltungen können Behörden die Auftragsvergabe für kleinere Unternehmen zugänglicher, fairer und unterstützender gestalten. Diese Praktiken ermöglichen es KKMU und Start-ups, frische Ideen, Flexibilität und Fachwissen in öffentliche Projekte einzubringen, ihnen beim Wachs-tum zu helfen und einen wertvollen Beitrag zur lokalen Wirtschaft zu leisten.

Die hier beschriebenen Zuschlagskriterien fördern zudem die Inklusion, indem sie die Stärken kleinerer Lieferanten anerkennen und den Schwerpunkt auf lokale Auswirkungen und Nach-haltigkeit legen. Durch die Befolgung dieser Richtlinien können Behörden einen Beschaf-fungsprozess gestalten, der Vielfalt wertschätzt, Innovation fördert und starke Partnerschaf-ten aufbaut. Dadurch wird die Beschaffung nicht nur zu einem Instrument zur Erfüllung des öffentlichen Bedarfs, sondern auch zum Aufbau einer lebendigen und vernetzten Unterneh-mensgemeinschaft, die zu einer stärkeren und widerstandsfähigeren Wirtschaft beiträgt.