Identifier le profil d’utilisateur approprié

Afin de garantir une utilisation appropriée des modèles d’approvisionnement, il est important que l'autorité compétente identifie les utilisateurs appropriés au sein de l'équipe gouvernementale chargée de l'élaboration et de l'utilisation des documents. Ce Ligne directrice fournit des conseils basés sur les rôles dans cet objectif.
 

1. Pour qui ces modèles sont-ils conçus ?

The templates are designed to be used by different types of Contracting Authorities, according to the national procurement legislations, which may include centralised procurement authorities, local and regional authorities, central governments, local governments associations, State owned enterprises, among others.

2.          Qui et comment utiliser les modèles et les lignes directrices ?

Les modèles et lignes directrices d'approvisionnement peuvent être utilisés par différents profils d'utilisateurs au sein des communautés européennes, en fonction du groupe de marchandises/de la catégorie de dépenses et de leurs rôles et responsabilités spécifiques. En fonction des objets d’approvisionnement et des différentes sections des modèles, différents utilisateurs peuvent être engagés dans l'utilisation et la personnalisation des modèles en fonction de leur domaine d'expertise, comme les paragraphes suivants le décrivent ci-dessous.

Chefs de service et élus (directeur de l'innovation, directeur du numérique ou de la technologie, responsable de la sécurité, responsable des affaires internationales, responsable de la ville intelligente ou similaire) : 

En raison de leur rôle stratégique, ils sont impliqués dans la vision et la supervision de toutes les sections des modèles, en particulier les parties liées à la capacité stratégique et décisionnelle de la ville et à leurs besoins spécifiques.
Si la Ville a besoin d’informations plus détaillées, des lignes directrices pertinentes qui peuvent orienter ces experts thématiques sont les suivantes :
•    Ligne directrice en matière d’identification des besoins
•    Ligne directrice sur les approvisionnements dans le cadre de l'innovation 
•    Ligne directrice concernant l’aide et le financement de l'UE

Experts thématiques (spécialiste informatique, analyste de données, experts en sécurité des données, experts juridiques) : 

En tant qu'experts thématiques tels que Responsable de l'innovation responsable des affaires internationales, ils sont fondamentaux pour être impliqués dans les phases initiales du processus d'approvisionnement, notamment dans l'identification du besoin d'approvisionnement et l'adaptation des caractéristiques techniques de l'article à acheter.
Les sections de modèles pertinentes pouvant être lues et adaptées par des experts thématiques sont les suivantes :
•    Évaluation et attribution : évaluation et attribution des offres ;
•    Forme et contenu des communications : traitement des données personnelles ;
•    Exigences techniques et fonctionnelles.
Si la Ville a besoin d’informations plus détaillées, voici des lignes directrices pertinentes afin d’orienter ces experts thématiques :
•    Ligne directrice sur l’interprétation et l’adaptation des caractéristiques techniques
•    Ligne directrice sur la conformité aux MIM, aux normes, aux caractéristiques et aux certifications
•    Lignes directrices sur les processus efficaces d'évaluation et de négociation des marchés publics
 

Experts en approvisionnements (responsables des approvisionnements informatiques, responsables des approvisionnements publics, fournisseurs d'infrastructures, etc.) : 

Le rôle de l'équipe d'approvisionnement est crucial dans la sélection du modèle de l'article à acheter et dans la personnalisation des clauses relatives à l'approvisionnement des documents.
Les sections de modèles pertinentes pouvant être lues et adaptées par les experts en approvisionnement sont les suivantes :
•    la loi européenne est conforme à la loi nationale : adapter les modèles aux dispositions des lois nationales afin de mettre en œuvre la directive 2014/24/UE ;
•    le lieu d'exécution ;
•    la nature du contrat
•    la durée du contrat (les options et les renouvellements)
•    les critères d’évaluation (les critères d’exclusion et de sélection) ;
•    la sous-traitance éventuelle ;
•    la forme et le contenu des soumissions.
Si la Ville a besoin d’informations plus détaillées, voici une liste des lignes directrices pertinentes afin d’orienter ces experts thématiques :
•    Comment utiliser les modèles et les lignes directrices 
•    Ligne directrice de sélection des objets d’approvisionnement et modèles
•    Critères et considérations pour utiliser les modèles
 

3.          Que faire si ma communauté ne compte pas les utilisateurs ci-dessous ?

Si votre communauté ne dispose pas d'experts numériques ou de spécialistes dans ce domaine, il suffit d'engager les responsables des approvisionnements au sein de votre organisation, voire même dans un autre secteur, ainsi que ceux qui gèrent les initiatives techniques et technologiques. La structure de ces modèles garantit que toute personne disposant de connaissances en matière d’approvisionnements puisse gérer efficacement le processus. De plus, ces modèles sont conçus selon un modèle standardisé, conforme au cadre d’approvisionnement de l'Union européenne, et ont été simplifiés spécifiquement pour l'approvisionnement d'objets liés au développement de Jumeaux numériques locaux (LDT) ou de Plateformes numériques locales (LDP).