Ermittlung des geeigneten Benutzerprofils

Um die ordnungsgemäße Verwendung von Beschaffungsvorlagen zu gewährleisten, ist es wichtig, dass ÖA die zuständigen Benutzer innerhalb des Verwaltungsteams ermitteln, das für die Erstellung und Verwendung der Dokumente verantwortlich ist. Diese Richtlinie bietet hierfür rollenbasierte Anleitungen.

1. Für wen sind diese Vorlagen?

Die Vorlagen sind für die Verwendung durch verschiedene öffentliche Auftraggeber entsprechend den nationalen Beschaffungsgesetzen konzipiert. Dazu können unter anderem zentrale öffentliche Auftraggeber, lokale und regionale Behörden, Zentralregierungen, lokale Regierungsverbände und staatliche Unternehmen gehören.

2. Wer kann die Vorlagen und Richtlinien wie nutzen?

Die Beschaffungsvorlagen und -richtlinien können von verschiedenen Benutzerprofilen innerhalb der europäischen Gemeinschaften genutzt werden, basierend auf der Warengruppe/Ausgabenkategorie mit ihren spezifischen Rollen und Verantwortlichkeiten. Abhängig von den spezifischen Beschaffungsobjekten und den verschiedenen Vorlagenabschnitten können unterschiedliche Benutzer je nach Fachgebiet in die Nutzung und Anpassung der Vorlagen eingebunden werden, wie im Folgenden beschrieben.

Abteilungsleiter und gewählte Vertreter (Chief Innovation, Chief Digital oder Chief Technology Officer, Security Manager, International Affairs Manager, Smart City Manager o. ä.):

Aufgrund ihrer strategischen Rolle sind sie an der Vision und der Überwachung aller Abschnitte der Vorlagen beteiligt, insbesondere der Teile, die sich auf die Strategie- und Entscheidungskompetenz der Stadt und ihre spezifischen Bedürfnisse beziehen. Falls die Stadt detailliertere Informationen benötigt, können sich die Fachexperten an den folgenden aufschlussreichen Richtlinien orientieren:

Richtlinie zur Bedarfsermittlung
Richtlinie Innovative Beschaffung
Richtlinie zur EU-Förderung und -Finanzierung

Thematische Experten (IT-Spezialist, Datenanalyst, Datensicherheitsexperte, Rechtsexperte):

Als Fachexperten, wie beispielsweise Innovation Manager oder International Affairs Manager, ist ihre Einbindung in die Anfangsphasen des Beschaffungsprozesses von grundlegender Bedeutung, insbesondere bei der Ermittlung des Beschaffungsbedarfs und der Anpassung der technischen Spezifikationen des zu beschaffenden Artikels.

Relevante Vorlagenabschnitte, die von thematischen Experten gelesen und angepasst werden können, sind:

Bewertung und Vergabe: Bewertung und Vergabe von Angeboten;
Form und Inhalt der Einreichungen: Verarbeitung personenbezogener Daten;
Technische und funktionale Anforderungen.

Falls die Stadt detailliertere Informationen benötigt, können sich die Fachexperten an den folgenden aufschlussreichen Richtlinien orientieren:

Richtlinie zur Interpretation und Anpassung technischer Spezifikationen
Richtlinie zur Einhaltung von MIMs, Standards, Spezifikationen und Zertifizierungen
Richtlinie für effektive Verfahren zur Bewertung der Beschaffung und effektive Verhandlungen

Beschaffungsexperten (IT-Beschaffer, öffentliche Beschaffungsbeauftragte, Infrastrukturanbieter usw.):

Die Rolle des Beschaffungsteams ist bei der Auswahl der Vorlage für den zu beschaffenden Artikel und bei der Anpassung der beschaffungsbezogenen Klauseln der Dokumente von entscheidender Bedeutung.

Relevante Vorlagenabschnitte, die von Beschaffungsexperten gelesen und angepasst werden können, sind:

Dass das EU-Recht mit dem nationalen Recht übereinstimmt: Passen Sie die Vorlagen an die Bestimmungen der nationalen Gesetze zur Umsetzung der Richtlinie 2014/24/EU an;
der Erfüllungsort;
die Art des Vertrags;
die Vertragsdauer (Optionen und Verlängerungen);
die Bewertungskriterien (Ausschluss- und Auswahlkriterien);
die mögliche Vergabe von Unteraufträgen;
Form und Inhalt der Einreichungen.
Falls die Stadt detailliertere Informationen benötigt, können sich die Fachexperten an den folgenden aufschlussreichen Richtlinien orientieren:
Richtlinie zur Verwendung von Vorlagen und Richtlinien
Richtlinie zur Auswahl von Beschaffungsobjekten und Vorlagen
Richtlinie zu Kriterien und Überlegungen zur Verwendung der Vorlagen

3. Was passiert, wenn meine Kommune nicht über die unten aufgeführten Benutzer verfügt?

Wenn Ihre Kommune über keine Digitalisierungsexperten oder Spezialisten auf diesem Gebiet verfügt, reicht es aus, die Verantwortlichen einzubeziehen, die in Ihrer Organisation normalerweise für die Beschaffung zuständig sind, auch in einem anderen Sektor, sowie die Verantwortlichen, die normalerweise mit technischen und technologischen Initiativen befasst sind. Die Struktur dieser Vorlagen stellt sicher, dass jeder, der über Beschaffungskenntnisse verfügt, den Prozess erfolgreich steuern kann. Die Vorlagen folgen einem standardisierten Modell, das sich am Beschaffungsrahmen der Europäischen Union orientiert, und wurden speziell für die Beschaffung von Objekten im Zusammenhang mit der Entwicklung von LDT oder LDP vereinfacht.